Проекты

Точка отсчёта

Медиапроект

Медиапроект «Коммуникатор «Точки отсчета» реализуется совместно с Агентством социальной информации и представляет собой серию авторских публикаций экспертов на темы подготовки и распространения публичных отчетов, их функций, форматов и описанием лучших практик – отечественных и зарубежных.

Медиапроект рассчитан на широкую аудиторию.

Как собрать годовой отчет за 20 минут?

Анастасия Ложкина, директор по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра»
Фото: фонд «Арифметика добра»

Анастасия Ложкина, директор по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра»
Фото: фонд «Арифметика добра»


Практические советы директора по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра», как сделать подготовку отчета легкой и безболезненной.

Апрель — традиционная для организаций пора отчетностей. И если раньше большинство из них тихо хоронились на сайте Минюста и в архивах организаций, то теперь и государство (Фонд президентских грантов, Комитет общественных связей города Москвы), и доноры, и само общество с гораздо большим вниманием относится к тому, как и насколько эффективно расходуются предоставленные средства. Самая убедительная, емкая и понятная форма представления результатов своей деятельности — публичный годовой отчет организации.

Как ради подготовки отчета не выпасть из рабочего процесса на долгие месяцы, как собрать отчет меньше, чем за неделю, как мотивировать команду к открытости и отчетности — в советах Анастасии Ложкиной, директора по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра».

1. Четкое ТЗ и утвержденная руководством организации структура отчета — залог его скорой подготовки

Уже в ноябре мы в организации создаем рабочую группу, которая обсуждает концепцию годового отчета, определяет его целевую аудиторию (яркий, четкий — для доноров, простой в формулировках — для участников наших акций, а сложный, официальный — для экспертов), структуру и ограничения (по количеству страниц, по представленным материалам), принимаем решения, какие данные, достижения, неудачи должны быть отражены обязательно, а что не представляет особого интереса для читателей.

Если нет понимания, для кого пишется отчет, деньги и время на его подготовку будут потрачены впустую.

2. Хороший годовой отчет — результат регулярной системной работы всей команды

Каждый месяц до 5-го числа руководители проектов и программ по утвержденной форме отправляют ответственному человеку мини-отчеты: количественные показатели, достижения, интересные отзывы благополучателей и партнеров. Все это складывается в отдельную папку «Ежемесячные отчеты». Таким образом, к концу года мы получаем несколько папок с материалами разного типа, которые легко собираются и трансформируются под цели и задачи отчета. Далее каждый из руководителей проектов собирает из этого массива текст и материалы в отчет. После этого перед фандрайзером и пиарщиком стоит задача выбрать цитаты и фотографии с нужной интонацией и переписать тексты «человеческим» языком (очень часто мы читаем отчеты, в которых в большей степени рассказывается про организации, но не про людей. Это неправильно и неинтересно). В итоге рабочая группа по подготовке отчета встречается не более двух раз. Каждому из программных руководителей дается не более суток на внесение корректировок драфт-версию отчета.

3. Дисциплину отчетности необходимо воспитывать и поддерживать

Мы, как фандрайзеры, должны показать людям, как работают собранные деньги.

Каждый программный менеджер, каждый сотрудник должен понимать, что отчетность — это часть любой программной деятельности. Когда кто-то из сотрудников начинает забывать про «правило 5-го числа», жаловаться на обилие текущей работы и невозможность вовремя сдать отчет, я начинаю профилактическую работу: рассказываю о том, почему это важно, сколько денег помог заработать нам наш последний отчет и т.д. Вообще уровень прозрачности прямо пропорционален объему средств: отчеты — это 50% успеха фандрайзинга. Более того, сегодня, если вы не отчитаетесь перед ФПГ, не получите следующий транш.

4. «Чем раньше, тем лучше»: быстро сданный отчет — показатель эффективности и внутреннего порядка в организации

У нас есть четкий срок: 31 января отчет должен быть публично сдан. И для нас это логично: без подведения итогов предыдущего года сложно определить «точки роста» и планы на текущий. Думать о планах на новый год в августе — как минимум странно. Если организация не может внутри себя подготовить отчет в течение восьми месяцев, она уже не вызывает доверия, это говорит о том, что в ней царит хаос и бардак. Отчет — это показатель внутренней культуры, уважения к аудитории и стейкхолдерам организации.

5. Регулярная отчетность вооружает вас уникальными данными и показателями

Меня в организации в шутку называют «хранительницей данных» — каждый месяц я заполняю мониторинговую таблицу показателей по всем нашим проектам. Я чувствую необходимость вести сравнительную статистику не только по показателями наших проектов, но и по общефедеральным и регулярно обновляю таблицу свежими данными Росстата, Министерства образования и др. Таким образом, с одной стороны, я могу сказать, какой конкретный количественный вклад вносит наш фонд в решение той или иной значимой социальной проблемы, с другой — я всегда готова отвечать на запросы журналистов по списку тем, с которыми мы работаем.

Алгоритм подготовки отчета: открыть критерии, например, конкурса «Точка отсчета» —> сформировать из них структуру документа —> назначить день и раз в месяц докладывать в одну папку фото, тексты и другие материалы.

***

С Анастасией беседовала пресс-служба Форума Доноров. Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализует Ассоциация грантодающих организаций «Форум Доноров» с использованием гранта Президента РФ на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Статья размещена на странице партнера.

Отчет как способ сказать: «Давайте знакомиться»

Вячеслав Бахмин, эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества
Фото: Ольга Воробьева

Вячеслав Бахмин, эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества
Фото: Ольга Воробьева


Эксперт конкурса «Точка отсчета», прием заявок на который стартовал 1 мая, — о том, как отчет НКО может быть инструментом коммуникации и поиска партнеров.

На конкурс “Точка отсчета” в 2017 году было прислано 325 заявок. Организаторы надеются, что в этом году получат гораздо больше отчетов, поскольку у проекта есть много региональных партнеров. Но ведь в стране более 100 тысяч СО НКО! И даже если статистика лукавит и реально работающих организаций на порядок меньше, в любом случае речь идет о десятках тысяч организаций, которые могли бы участвовать в конкурсе со своими отчетами. Так где же они?

Как ни странно, у большинства СО НКО публичных годовых отчетов просто нет. Причем не только у каких-нибудь маленьких организаций, работающих в глубинке без особых ресурсов, но и у вполне благополучных, успешных НКО, у которых достаточно средств и возможностей, чтобы раз в год такой отчет подготовить. Вопрос только, а зачем им это надо? Попробуем разобраться.

Практически перед каждой некоммерческой организацией, которая работает для общего блага, решая разные социальные проблемы, стоит ряд понятных, хотя и непростых задач. Любая организация хочет иметь достаточно ресурсов для своей деятельности; быть полезной своей целевой аудитории, то есть тем, для кого НКО работает; быть уверенной, что она делает нужное дело, приносит пользу и работает эффективно. Наверное, каждая организация хочет иметь хорошую репутацию, хочет, чтобы ее любили и ценили — коллеги, власть, клиенты, журналисты. Организация, которой все это удается, преуспевает, ее знают, ей легко собирать деньги, у нее много друзей, партнеров, поклонников.

Чтобы быть такой уважаемой и успешной, конечно же нужно предпринять некоторые усилия. И прежде всего нужно войти в коммуникацию, взаимоотношения с окружающим организацию социумом, со своими стейкхолдерами (или заинтересованными лицами), чтобы вас знали, понимали и одобряли вашу деятельность. К организации должно возникнуть доверие, а оно появляется, когда вы открыты и прозрачны, когда информация о вас и ваших достижениях доступна любому, кто захочет что-то узнать о вас. Именно на эту цель работает регулярный, достоверный отчет о своей деятельности, содержащий основную информацию как о самой организации, так и о результатах ее деятельности за определенный период. Обычно это отчет за год.

Именно такой ежегодный отчет демонстрирует окружающим достижения организации, показывает, насколько она полезна и эффективна. Он как бы говорит: давайте знакомиться, посмотрите, какие мы замечательные, как много важного и нужного мы делаем, присоединяйтесь, будем партнерами!

Конечно, в зависимости от того, кому такой отчет в основном предназначен, его структура, подача материала, используемый язык и видеоряд могут быть разными. Но даже если вы составляете отчет, предполагая, что его будут читать ваши доноры или коллеги, он все же должен быть понятен и более широкому кругу читателей, поскольку организация обычно не делает несколько публичных годовых отчетов. Некоторые фонды и крупные организации печатают отчеты на хорошей бумаге и красочно их оформляют, что не всегда необходимо, да и дорого. Большинству НКО достаточно иметь электронную версию отчета. Тем не менее, приложить некоторые усилия для его оформления необходимо – ведь вы представляете результат своего труда за год. Такой отчет, если он доступен, например, на вашем сайте или на другом общественном интернет-ресурсе, может многое рассказать о вашей деятельности всем, кто ею заинтересуется.

Хотя ежегодный отчет обычно готовят для внешнего использования, для коммуникации со внешней средой, он бывает очень полезен и самой организации. Как признался мне один из руководителей НКО, составивший со своей командой первый отчет: «Я впервые понял, как, оказывается, много мы всего делаем, какие мы молодцы!» Действительно, при подготовке материалов к отчету собирается и обобщается все то, что за ежедневной текучкой не замечаешь. В результате получаются впечатляющие цифры и значимые достижения. К тому же отчет, как и любое подведение итогов, не должен заканчиваться перечислением проведенных мероприятий, реализованных программ и подсчетом полученных средств. Хороший отчет ценен анализом проделанной работы: что получилось, а что оказалось неудачным и почему; как развивалась в течение года сама организация, освоены ли новые технологии, новые профессиональные навыки, есть ли динамика в развитии организации.

Впрочем, содержание отчета — тема отдельного разговора. Важно только подчеркнуть, что его материалы и фрагменты, отдельные заготовки должны собираться в течение всего года, а не только в последний момент, когда отчет уже нужно бы выпускать. Если этот процесс встроить в текущую деятельность организации, то и сама подготовка документа не отнимет много времени и сил. Ну, а если отчет уже готов, то не видно никаких причин, почему бы его не отправить на всероссийский конкурс «Точка отсчета» и заодно проверить, насколько вы умеете рассказать о себе, представить публике и коллегам результаты своей работы. Не лишним будет и сертификат, который получает каждый участник конкурса, отчет которого соответствует базовому уровню предоставления информации по критериям конкурса.

Конечно, ежегодный содержательный и финансовый отчет организации становится все более востребованным у некоторых доноров, к которым вы можете обратиться за финансовой поддержкой. В этом состоит и чисто прагматическая мотивация для составления ежегодного отчета. Но главное, что такой отчет помогает НКО решить те важные, можно сказать ключевые задачи, которые стоят перед каждой организацией и о которых говорится в самом начале отчета. Сборник ежегодных итогов любой организации в конце концов составит впечатляющую летопись ее развития, представит масштаб ее социального воздействия на конкретные группы населения и на общество в целом. Так что стоит попробовать!

***

Подробнее о конкурсе, обучающей программе, горячей линии для консультаций НКО можно прочитать в специальном разделе на официальном сайте Форума Доноров. Положение о конкурсе можно скачать здесь.

Вячеслав Бахмин — эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества.

Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» в партнерстве с Агентством социальной информации и центром «Благосфера» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Статья размещена на странице партнера.

Зачетная работа: как правильно подготовить годовой отчет

Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»

Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»


Все мы знаем, что годовой отчет необходим и все обязаны его делать. Однако в реальном мире занимаются им приблизительно 30-35 процентов НКО, а остальные – нет. Причины, по которым некоммерческие организации избегают отчетов, обычно делятся на три главных: нет денег, нет времени и нет спроса на отчет как инструмент. И это почти правда – для подготовки хорошего документа нужны средства и несколько месяцев. А вот про инструмент хотелось бы поговорить подробнее, потому что при прояснении инструментальной значимости другие ограничения большого значения не имеют.

В последнее время публичный запрос на отчетность НКО перед обществом стал постепенно, но неуклонно формироваться, что меня крайне радует. Основными интересантами данного процесса выступают представители профессиональных сообществ и государственные органы власти. Как яркий пример можно представить конкурс «Точка отсчета» Ассоциации грантодающих организаций «Форум Доноров». Конкурс проводится при поддержке Министерства экономического развития Российской Федерации, Фонда президентских грантов, в партнерстве с Агентством социальной информации и Центром «Благосфера». За время проведения конкурса с 2004 года в нем приняло участие более триста НКО из разных регионов России. С 2014 года конкурс не проводился. В 2016 году Форум Доноров возродил проект, потому что необходимость в нем только возросла.

Теперь «Точка отсчета» — это еще и «Школа информационной открытости и эффективных коммуникаций НКО», медиапроект «Коммуникатор «Точки отсчёта», конструктор отчёта, дискуссии и исследования. И понятно, что внимание к теме повышенное, само сообщество считает ее важной. Государственные органы тут тоже демонстрируют положительное отношение и поддерживают через институт грантовой поддержки проектов НКО, будь то конкурс Фонда президентских грантов, отраслевые или региональные конкурсы. И основная причина – инструментальная значимость отчета для развития сектора. Рассмотрим основные позиции.

Итак, хороший отчет:

1.Информирует о деятельности

Функция совершенно очевидная и прямая. Люди доверяют тому, кого знают. Организация информирует целевые аудитории о том, что было сделано за год в разнообразных «проекциях». Например, финансовые показатели расскажут всем заинтересованным читателям, сколько денег НКО удалость привлечь к реализации своих программ. Совет директоров или Попечительский Совет НКО получит общее представление об успехах и проблемах организации. Власти, в особенности местные, оценят вклад в развитие региона или какой-либо отрасли. Доноры организации и волонтеры убедятся, что их усилия не были напрасными. Получатели помощи смогут представить весь масштаб заботы о них и усилия сотрудников НКО. И, наконец, обычные граждане станут с большим доверием относиться к некоммерческим организациям и, как следствие, с большей охотой участвовать в их проектах.

2. Демонстрирует соблюдение принципа прозрачности

В условиях, когда большая часть бюджета НКО формируется сбором частных пожертвований и грантовой поддержкой государства, общественности важно знать про эффективность расходования средств. Первое, на что обращают внимание доноры – это четко прописанные финансовые параметры. Эксперты, оценивающие заявки на федеральный и региональные гранты, обязательно просматривают находящиеся в доступе отчеты. В случае, если их нет, заявка может быть отклонена. По отчету понятен и опыт организации в заявляемых проектах, наличие специалистов и технической оснащенности. И все эти сведения желательно включить документ. При этом еще позаботиться, чтобы информация была понятна не только профессиональным бухгалтерам и желательно была отражена в инфографике.

3. Продвигает бренд

Хорошо составленный отчет повышает ценность НКО. Для этого важно не только представить цифры, программные показатели и достигнутые успехи, но и описать ценности, которыми руководствуется организация. Миссия и ключевые убеждения команды привлекают внимание, если они изложены кратко и хорошим языком, лишенным канцелярских штампов.

Для поддержки бренда важно перечислить наиболее весомых партнеров и доноров организации. Если это известные компании, то часто достаточно только логотипов, если малоизвестные, то необходимы комментарии. Это лучшие свидетельства вашей значимости. По этой же причине никогда не работайте с организациями, имеющими сомнительный имидж. Включайте в отчет высказывания о вашей деятельности известных людей, цитаты из средств массовой информации и социальных сетей. О вас должны рассказывать другие – это повышает доверие к информации.

На восприятие бренда влияет его «упаковка» и в данном случае сам отчет должен быть по возможности выглядеть безупречно. Лучше всего, если его подготовят профессиональные дизайнеры и верстальщики, а снимки сделают опытные фотографы. Дело в том, что эксперты редко видят ваши акции и итоги программ и судят по качеству верстки, иллюстрации и полиграфии. Черпайте вдохновение у коммерческих брендов, которые на слуху.

4. Повышает известность

Чем НКО известнее, тем с меньшими препятствиями достигает своих целей. Лучший инструмент продвижения организации – ее отчет. Прошло то время, когда отчеты пылились на дальней полке или были «зарыты» на четвертом уровне официального сайта. Теперь это первая страница сайта, обязательное приложение к предложениям и официальным письмам, баннерам с проведенных мероприятий, зрелищным фотоотчетам, ярким вирусным роликам и фильмам. В прямой доступности для каждого желающего. Отсюда и многообразие форм отчета – это не обязательно скучный блок из стандартной офисной бумаги. Один годовой отчет может существовать как брошюра, другой — как набор инфографики для социальных сетей, быть «сжатым» до одного плаката и страницы пресс-релиза. Он может украшать вход в вашу организацию, состоять из щитов уличной социальной рекламы, красоваться на упаковке продуктов повседневного спроса доноров и партнеров НКО, лежать на столиках в номерах местной гостиницы и даже быть памятником. Словом, распространение отчета — это очень креативная задача. Только в этом случае он действительно начинает работать.

5. Объединяет команду

Люди работают с людьми. Это особенно важно в России, где многое держится на личности, а не формальной функции человека. Если вы включаете в отчет фотографии сотрудников, пишете об их личном вкладе, то отчет становится новым инструментом поощрения сотрудников и работает на консолидацию команды организации. А если вы еще упоминаете доноров, волонтеров и партнеров поименно, то будьте уверены, что этот отчет просмотрят не только они, но и их окружение. Размещение отчета в публичном пространстве может стать предметом гордости ваших соратников, потому что уже не надо объяснять какой работой они занимаются и зачем это нужно.

6. Помогает собрать ресурсы

Подготовка документации для фандрайзинга — тонкое и затратное по времени дело. Но чаще всего достаточно несколько форм писем, обращений и стопки отчетов. Правильный отчет самостоятельно привлекает ресурсы, финансовые и нефинансовые. Потому что лучшей рекомендацией служит само дело. Однако для этого надо принимать во внимание эту «фандрайзинговую» функцию и научиться смотреть на отчет глазами «инвестора». Оставлять только то, что будет работать на цель, выделять главные моменты, акцентироваться на результатах, подтверждать документально успех. И не забывать об… эмоциях. Именно они позволяют повлиять на решение, а это значит, что хороший отчет должен быть проиллюстрирован качественными фотоснимками, живо и эмоционально представляющими ваше дело.

7. Служит основой планирования

Для любых планов важна точка отсчета. Не случайно конкурс «Форума Доноров» так и называется. А лучшей основой для стратегического планирования и развития является понимание того, что было сделано организацией прежде. Крайне полезным бывает анализ деятельности за несколько лет. Тогда уже можно выделять тенденции, корректировать направление изменений. Но только при одном условии – унификации представленных данных. Важно, чтобы в годовом отчете была единая форма оценки результатов. В то время, как во многих случаях, даже когда НКО давно работает на рынке, показатели не коррелируются между собой. Например, в одном проекте указываются, дети, в другом родители и семьи, а в третьем – количество часов квалифицированной помощи, которая была оказана.

Мы прошлись только по основным задачам, которые может решать отчет, есть еще много важных нюансов. Предлагаю внимательно отнестись к занятиям «Школы информационной открытости и эффективных коммуникаций НКО», открытой «Форумом Доноров» и, конечно же, участвовать в конкурсе «Точка отсчета», где представлены лучшие практики некоммерческого сектора.

Автор — Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»

Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета». (Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов).

Статья размещена на странице партнера.

Живые и мертвые: 6 принципов годового отчета, который захочется дочитать до конца

Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов Форума Доноров

Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов Форума Доноров


Ассоциация грантодающих организаций «Форум Доноров» ежегодно проводит Всероссийский конкурс «Точка отсчета», оценивающий годовые отчеты некоммерческих организаций. Эксперты конкурса на консультациях дают советы, как правильно подготовить документ. Часть из них о том, как работать с текстом. Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов «Форума Доноров», собрал 6 советов, как лучше составить годовой отчет, чтобы его не захотелось закрыть на первых страницах.

Если быть честным, то мало кто в здравом уме и доброй памяти читает годовые отчеты. Для этого, как правило, необходима веская причина. Читает руководитель перед отправкой в печать, дабы не упустить какие-нибудь фатальные «отклонения». Читает донор, вложивший средства в благо­твори­тель­ные программы, чтобы понять какой результат получен и стоит ли тратиться дальше. Читает эксперт грантовой программы, пытаясь выяснить действительно ли организация нуждается в финансовой поддержке. Читает предполагаемый партнер, для понимания к каким программам можно присоединиться. Читает журналист в попытке понять, чем же занимается организация. И на этом список любопытствующих практически исчерпывается. Всего лишь несколько человек, но важных. Остальные отчет только просматривают, изредка останавливаясь на картинках и графиках, если они есть.

Вряд ли стоит корить людей за отсутствие интереса. Многие отчеты нечеловечески скучны и до невероятности запутаны, как средневековые алхимические тексты. Многие из них понятностью почти ничем не отличаются от амбарной книги или медицинской карты, заполненной рукой опытного врача. Нечитабельность отчета на деле превращает его в бесполезную стопку бумаги, на которую потрачено время и деньги. Однако есть правила, следования которым позволяет изменить ситуацию.

1. Годовой отчет организации – это не отчет

Само слово «отчет» провоцирует ошибку. Исторически им обозначались документы бухгалтерского характера, написанные устойчивым канцеляритом с таблицами и цифрами для внутреннего пользования. Оживление текста не предполагалось и каких-либо требований, кроме знания «бюрократического» языка не предъявлялось. Так вот в годовом отчете вы не столько подбиваете дебет с кредитом, сколько рассказываете о жизни своей организации за год. Примерно так, как рассказываете о том, как провели отпуск – с яркими деталями, фактами и по возможности зажигательно. А это значит, что отчет снабжается фотографиями, иллюстрирующими проекты НКО и красочной инфографикой, разъясняющей числовые показатели.

Как показывает практика, большинство читателей просматривает изображения и читает подписи к фотографиям, не погружаясь в текст. Поэтому снимки выстраиваются так, чтобы получилась связная история с сюжетом, динамичным визуальным рядом, запоминающимися событиями и лицами людей. В идеале этой истории должно быть достаточно для понимания того, как работает организация. Встроенная в текст, она делает документ ярким и привлекательным.

2. Лучший отчет – короткий отчет

Человеческое внимание ограничено. Исследование показывает, что читатель в состоянии адекватно воспринять текст объемом до 4 500 знаков. Дальше уже необходимо усилие или откровенный интерес. Чем короче ваш годовой отчет, тем больше шансов, что его прочитают. Есть смысл сделать его в четырех видах. В полном виде до 30 страниц, сокращенном – до семи, кратком – до трех. Тогда текст подойдет для всех аудиторий, без опасений, что его сочтут макулатурой. Просто читатель выберет тот вариант, который его устроит. Поверьте, что ничто так не делает сообщение доходчивым, как его лаконичность.

Редакторы давно уже выработали простой и ясный механизм обработки текста. Алгоритм простой. Если глава не работает на основную цель документа, то она сокращается. Если убрать абзац, слово или знак и это не повлияет на смысл текста, то они безжалостно удаляются.

Хороший редактор ненавидит текст и не оставляет лишнего. Большинство годовых отчетов можно безболезненно сократить на половину.

Избегайте длинных предложений. Идеальный текст состоит из семи страниц, страницы – из семи абзацев, абзацы – из семи предложений, предложения – из семи слов, слова – из семи букв. Это не достижимо, но стремиться стоит. Одну и ту же мысль можно выразить разными средствами – текстом, таблицей или инфографикой. Выбирайте самую экономную форму, которая лучше всего доносит мысль до адресата.

3. Отчет обязан иметь скелет

Нет, я не про тайны, укрывающиеся в шкафу. Хороший отчет имеет четкую, логичную и легко воспринимаемую структуру. Выделяются главки, разделы и подразделы. Читатель не обязан читать все, но он должен быстро находить интересующую его тему. Короткие, но понятные заглавия обязательны. Рекомендую просмотреть отчеты победителей конкурса «Точка отсчета» и обратить внимание, как авторы представляют структуру и на этих примерах составить свою.

Структурирование – это умение выделить главные мысли и выстроить последовательность их изложения и уровень детализации. Для этого эксперты советуют выделить основные темы, потом удалить не имеющие отношение к цели документа, определить тип высказываний (описание целей, задач, проектов, последовательность фактов и формат подачи цифр) и после этого изложить конкретизировать информацию.

В отчетах лучше всего работает движение от главного к второстепенному. Главные выводы сообщаются в начале текста и только потом идут пояснения. Заканчивайте большие разделы краткими резюме. Хорошо проработанная структура сокращает время подготовки документа. Текст легко «укладывается» в уже готовые логические «квадраты».

Структурирование – это умение выделить главные мысли и выстроить последовательность их изложения и уровень детализации. Для этого эксперты советуют выделить основные темы, потом удалить не имеющие отношение к цели документа, определить тип высказываний (описание целей, задач, проектов, последовательность фактов и формат подачи цифр) и после этого изложить конкретизировать информацию.

В отчетах лучше всего работает движение от главного к второстепенному. Главные выводы сообщаются в начале текста и только потом идут пояснения. Заканчивайте большие разделы краткими резюме. Хорошо проработанная структура сокращает время подготовки документа. Текст легко «укладывается» в уже готовые логические «квадраты».

4. Простота лучше воровства

Берите пример с Льва Толстого. Мастер писал тексты просто: «Служил на Кавказе офицером один барин. Звали его Жилин». Отчет не место демонстрации знаний, мудреных терминов, сложных конструкций. Отчет – это документ для внешней аудитории, которая не обязана вникать в вашу тему. Дается точная и конкретная информация по делу и без лишних подробностей. Оценочные суждения заменяются фактами. Используемые цифры подаются в сравнительном контексте. Их лучше сопоставить с данными других организаций, сравнить с другими периодами, чтобы получилась наглядная картина изменений.

Не пытайтесь охватить сразу все. В одном предложении – одна мысль. В одном абзаце предложения на одну тему. Желательно не злоупотреблять терминами и размытыми понятиями. «Птичий язык» не делает текст профессиональным, наоборот – свидетельствует о пренебрежении интересом аудитории. Проверяйте текст на понятность – тестируйте на знакомых, которым не известна ваша сфера.

5. Чувство слова и стиля

Худший язык – бюрократический. Вне чиновничьих стен он теряет силу и отравляет любые источники. Годовой отчет – это балансирование на грани делового и художественного стиля. Свободного от тяжеловесных конструкций и стертых штампов, бухгалтерской лексики. Представьте, что вы произносите текст отчета своим друзьям – не покажется ли он им напыщенным и фальшивым, формальным и путанным? И выкидывайте всякий словесный мусор. Говорите, а не «контактируйте». Показывайте работу, а не «деятельность». Живите сейчас, а не «в настоящее время». Удаляйте все кусочки текста, не выполняющие полезной работы. Заменяйте официальный язык контор и корпораций на простой и понятный русский язык. Будьте внимательны к словам – отвечайте за них. А в качестве помощника используйте сервис https://glvrd.ru/ для очищения текста от словесного мусора. Достаточно на сайте скопировать текст в специальное окно, как сама программа подчеркнет слова и даст сопутствующие объяснения.

Помните о волшебном воздействии страдательного и действительного залога. Разобраться человеку далекому от филологии тут просто. Там, где глаголом обслуживаются «потерпевшие от чьего-то действия», там залог — страдательный. Если «действующее лицо» само управляет глаголом своего действия, значит, залог — действительный. Поэтому фраза «сотрудники выполнили программу» лучше, чем «программа, реализованная сотрудниками». Разница вроде бы не велика, но текст воспринимается уже по-другому.

6. Проверяй, уточняй, исправляй

В вашем отчете много ошибок. Даже в известных редакциях и издательствах умудряются их пропускать при тройном и четверном контроле. Журналисты и редакторы не доверяют себе – обязательно привлекают корректора. Человек, который писал текст, не должен его проверять. У него просто «глаз замыливается» и нужен сторонний острый глаз. А еще и «свежая голова» – тот сотрудник, что в подготовке отчета не участвовал вообще и может его воспринять отстраненно, а значит обнаружить неточности и ошибки всех видов от смысловых до орфографических. И тут есть помощник в виде сервиса gramota.ru, где можно многое уточнить и обсудить со специалистами.

И, завершая, отмечу – тексты стоит делить не только на научные, деловые и художественные, но, прежде всего, на живые и мертвые. Одни становятся питательной средой для интересных и важных дел, а другие всего лишь бессмысленным орнаментом.

Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета».

Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Статья размещена на странице партнера.

О чем не знал Остап Бендер
Алла Петрова-Лемачко, заместитель директора – руководитель департамента развития и внешних коммуникаций Свердловской государственной академической филармонии, кандидат социологических наук

Алла Петрова-Лемачко, заместитель директора – руководитель департамента развития и внешних коммуникаций Свердловской государственной академической филармонии, кандидат социологических наук

ФандрАйзинг. ФандрЕйзинг. ФандрАйзинг….

Нет, все-таки фандрЕйзинг…

Это мягкое «рейз» прямо гладит нёбо, успокаивает его, в отличие от жесткого, почти германского «райз». Да, понимаю, мое упорное «фандрейзинг» среди повального, даже из уст хорошо знающих английский язык русского «фандрайзинг» может восприниматься как выпендреж. Но сама себе прощаю это упорство, ибо в остальном выпячивание себя мне не характерно. И продолжаю везде произносить «фандрЕйзинг». (Маленький доброжелательный смайлик.)

Меня часто, особенно раньше, спрашивали и спрашивают, как мы в Свердловской филармонии добились таких результатов в привлечении средств, в работе со спонсорами и благотворителями?

Сразу скажу, что мой директор никогда не считал и не считает до сих пор наши результаты хорошими. У него свой взгляд и своя позиция на это направление деятельности. Причем в этом он опирается на единицы измерения эффективности, которые позаимствовал в системе американского арт-менеджмента и в образе жизни американцев, к которым краешком прикоснулся почти двадцать пять лет назад. (Смайлик погрустнел.)

И действительно, полмиллиарда рублей за 22 года – это много или мало?

Если сравнивать с благо­твори­тель­ной поддержкой Музея Метрополитен в Нью-Йорке, Кеннеди-центра в Вашингтоне, а также наших Большого театра, Мариинки, других российских брендов в области культуры, то это мало. Если же понимать, что Екатеринбург – это провинция (тем более 25 лет назад!), что Свердловскую филармонию и Уральский академический филармонический оркестр, вокруг которого мы начали строить свою систему взаимоотношений с партнерами, вообще мало кто знал, то к нашему полмиллиарду вполне уместно применить какой-то сильно повышающий коэффициент.

В наш адрес постоянно звучит вопрос: как?

Спецкурс, который я читаю студентам, всегда начинаю с аналогии.

Для того чтобы испечь хлеб, нужны базовые ингредиенты: вода и мука. Все остальное – фантазия, границ для которой не существует. Мука может быть разного качества и цвета. Соли может быть больше или меньше. Семечки, тмин, орехи, фрукты – все, что душа захочет или что потребуют обстоятельства. Точно так же и в фандрейзинге: для того чтобы начать работу с партнерами, нужно знать несколько основополагающих, базовых принципов. Все остальное – фантазия, ваши возможности и адаптация к проекту, участникам, партнерам.

Без ответа самому себе на вопросы: ЧТО? В КАКИЕ СРОКИ? ЗА КАКИЕ ДЕНЬГИ? ДЛЯ КАКИХ ЦЕЛЕЙ? — лучше даже не начинать эту длинную дорогу к спонсорским (благо­твори­тель­ным) средствам.

Это азы, и когда я начинаю их озвучивать, часто лица слушающих скучнеют. Человек всегда ищет простой, быстрый и приносящий кучу денег рецепт в работе со спонсорами. Вот надо быстро. Надо найти богатого человека, который с готовностью откроет для нас свой кошелек и не будет ограничивать наши хотелки. А потом еще и не спросит о результате, причем с проекцией на свою конкретную пользу, которую он тоже (как выяснилось!!) рассчитывал получить от сотрудничества с нами. Ну не нахал ли?!

Но так не бывает. Точнее, так может быть, если вы делаете какой-то краткосрочный проект, не связанный с многолетней стратегией и после которого вы на какое-то время сможете исчезнуть из общественного поля…

Но ведь это не наш путь.

Наш путь – это кирпичик за кирпичиком, из которых сначала одна стенка вырастает, потом другая, через какое-то время, глядишь, и каменный домик появился, то есть некое базовое партнерское сообщество, на которое мы уже спокойно и с доверием опираемся в своих проектах.

Это было почти ворчливое вступление старой черепахи Тортиллы или бабушки русского фандрейзинга, обусловленное нетерпеливостью современной молодежи. (Беззубый жизнерадостный смайлик!)

Однако все-таки вернусь к истокам и тезисно опишу наши ожидаемые читателями принципы, которыми мы руководствуемся вот уже на протяжении более чем 20 лет системной работы с бизнес-сообществом и просто с нашими друзьями. Кому-то это покажется полезным, кто-то с ходу отринет и скажет, что сейчас современные технологии и прочая, но, дети мои, помним: вода и хлеб.

ЧТО? В КАКИЕ СРОКИ? ЗА КАКИЕ ДЕНЬГИ? ДЛЯ КАКИХ ЦЕЛЕЙ?

Эти вопросы можно компоновать в любой последовательности. Но ответить на них надо обязательно.

Наш опыт

В нашем случае, в Свердловской филармонии, ситуация была следующая.

В начале 90-х директор филармонии посетил Америку в рамках специальной программы знакомства с американским арт-менеджментом. К тому времени было уже понятно, что в России филармонический жанр без поддержки государства загнется, шоу-бизнес (а именно он давал львиную долю доходов) постепенно ушел из филармонической гавани в свободное плавание, потребителям филармонического товара (слушателям классической музыки) на тот момент было совсем не до удовлетворения своих духовных потребностей (выживали, кто как мог), а музыканты (исполнители), получив возможность спокойного выезда за пределы родины, начали активно искать, где поинтереснее, повеселее. В общем, оптимизма в той картинке нашего бытия было маловато.

Американская система поддержки учреждений культуры, в первую очередь симфонических оркестров, очень впечатлила филармонического директора. Он вернулся в Екатеринбург с твердым намерением построить коммунизм (читай, американскую систему менеджмента) на отдельно взятой территории — в Свердловской государственной академической филармонии.

Шли 1991-1992 годы… С маркетингом потихоньку разобрались, меняли систему продаж, формировали вокруг филармонии слушательские клубы, объединяли слушательскую среду.

Из меломанов сформировался Совет опекунов Екатеринбургского филармонического собрания — первой филармонической общественной организации. Именно Совет опекунов понемногу начал поддерживать социально значимые филармонические проекты.

До создания системы было пока далеко. Не было четкого понимания, как система фандрейзинга может работать в России. Не было понимания важности и силы благо­твори­тель­ного движения в самом обществе. Была эйфория от больших денег, появившихся в очень короткие сроки. «Поддержать филармонию? А давайте мы ее купим?» — такое я тоже слышала в первые годы своей работы. Не было человека, который бы профессионально занялся фандрейзингом в филармонии. И только фандрейзингом, не совмещенным ни с рекламой, ни с PR, ни с другими направлениями. И тут появилась я…

В конце 1994 года директор филармонии пригласил меня для создания Службы развития Свердловской филармонии. Название службы появилось из американского аналога – Development Departament. Задачи были поставлены четкие — создание системы привлечения благо­твори­тель­ных и спонсорских средств на деятельность филармонии. Цель – устойчивое спланированное поступление средств от партнеров.

ЧТО? В КАКИЕ СРОКИ? ЗА КАКИЕ ДЕНЬГИ? ДЛЯ КАКИХ ЦЕЛЕЙ?

Надо было понять, что может быть интересным бизнес-сообществу Екатеринбурга как объект для поддержки.

Филармония в целом? Вряд ли. Очень расплывчато, неконкретно.

Отдельные концерты? Наверное. Но на тот момент (начало 1995 года) приезд «звезд» был очень проблематичен, а спонсоров могли интересовать только статусные музыканты-исполнители.

И мы остановились на Уральском академическом филармоническом оркестре. Было много причин для этого выбора. Первая: коллектив был базовым для филармонии, основным. К этому времени он подходил к своему шестидесятилетию и при былых заслугах испытывал трудности – кадровые (много ведущих музыкантов уехало за рубеж), материальные (качество музыкальных инструментов оставляло желать лучшего), финансовые (зарплата музыкантов не соответствовала ни их уровню, ни уровню зарплат в ведущих оркестрах).

Была сформулирована программа, включающая в себя как долгосрочные планы, так и краткосрочные задачи. Главная цель была поставлена очень амбициозная – вывести Уральский академический филармонический оркестр в число лучших российских и, может быть, европейских оркестров. По каждому направлению программы была составлена смета, которая очень четко показала, сколько средств и в какие сроки необходимо для реализации каждого раздела в отдельности и программы в целом. Бюджетная составляющая и доходы от продажи билетов были понятны. Недостающая часть средств ложилась на благо­твори­тель­ные пожертвования, которых, собственно, и не было. (Как молоды мы были! Как верили в себя! Смайлик!)

…Здесь необходимо сделать отступление. В отличие от западной системы, где власть и бизнес формально не влияют на позицию друг друга, в российском обществе, особенно в те годы, бизнес в своем отношении к социальным проектам очень прислушивался к мнению власти. Поэтому у нас – параллельно с выстраиванием отношений с бизнесом – встала задача убедить власть в важности развития симфонического жанра и содержания хорошего симфонического оркестра (что явилось бы показателем высокого не только культурного, но и экономического уровня территории). Не могу сказать, что сразу, но власть нас услышала. Результатом этого «услышания» появился Указ Губернатора Свердловской области №300 от 31 июля 1996 года, в котором Уральский филармонический оркестр брался под покровительство губернатора и в котором был пункт, в котором поддерживалась инициатива создания Благотворительного фонда поддержки филармонического оркестра, который и был создан в течение следующего за указом месяца. Для описания процесса убеждения губернатора и влияния на его окружение необходимо больше места, поэтому опускаю эту информацию. НО. Это был очень важный знак для бизнеса и для формирования Совета попечителей фонда, а фактически оркестра.

Результаты

В августе 2018 года фонду исполнится 22 года. Все эти годы, помимо привлечения благо­твори­тель­ных средств, попечители выполняли не менее важную функцию лоббирования интересов оркестра и филармонии перед властью. Симфонический оркестр – очень дорогая игрушка. Стоимость инструментов исчисляется в сотнях тысяч евро. На пожертвования это не осуществишь. Поэтому за последние 20 лет, в том числе благодаря попечителям, бюджетное финансирование оркестра выросло в разы.

Оркестр продолжает оставаться главным объектом спонсорской и благо­твори­тель­ной поддержки.

Вместе с тем остальные направления в деятельности филармонии тоже привлекают общественное внимание. Главный музыкальный инструмент – орган – несколько раз становился объектом благо­твори­тель­ных акций: от «Спасем орган!» до «Сохраним орган». Такие акции, как «Миллион для УМСО (Уральского молодежного симфонического оркестра), «Большая музыка для маленьких сердец» (программы в детских домах), «Кларнет для побед», «Фагот на Новый год» — эти и другие акции уже были нацелены на привлечение внимания не столько со стороны крупного бизнеса, сколько на поддержку сотен слушателей, которые ходят на концерты в наш филармонический зал.

Пожертвования принимались волонтерами на концертах по подписным листам. И хотя суммы нельзя сравнивать с крупными пожертвованиями от бизнеса, но количество участников этих акций исчисляется тысячами. И для нас это очень важно, потому что соучастие, сопричастность такого количества людей позволяет решать другие филармонические задачи: повышение интереса к филармоническому жанру, погружение в жизнь филармонии.

Возможно, школьник, который отдал свои 50 рублей на спасение органа, вырастет в меломана, который будет жертвовать крупные суммы в будущем на поддержку культуры.

Очень важно еще одно. С самого начала построения системы партнерства с бизнесом и обществом организация в обязательном порядке должна задуматься о формировании своей репутации. Запомним: в благо­твори­тель­ной поддержке нуждаются те, у кого появляются осознаваемые ими проблемы, то есть возникает некая неуспешность. А давать деньги предпочитают успешным. Ибо успешность организации является залогом грамотного использования благо­твори­тель­ных пожертвований. PR и фандрейзинг – две стороны одной медали. (Уверенный смайлик!)

«Сострадательная» и «созидательная» благо­твори­тель­ность

В заключение этого короткого эссе, не ставящего методические задачи, а в основном наполненного эмоцией, что очень важно для фандрейзера, хочу сказать следующее.

Привлекать пожертвования на культуру сложно. Российская ментальность предполагает готовность к экстремальным действиям. Нам привычнее спасать, чем системно и понемногу (или многу!) поддерживать благополучные и хорошо работающие организации.
Дать деньги голодным и больным – это наше.
Дать деньги грамотно и успешно работающей на благо и развитие общества организации – это рассматривается, как вишенка на торте, пироженка к чаю.
Лет 6-7 назад на одной из конференций в Сколково в выступлении с места именно я (позволю настаивать на этом) запустила в общественное сознание выражения «сострадательная благо­твори­тель­ность» и «созидательная благо­твори­тель­ность».

Не умаляя важность «сострадательной» благо­твори­тель­ности, уверена: будущее за «созидательной» благо­твори­тель­ностью, направленной на поддержку тех, кто не имеет сейчас возможность купить компьютеры, спортивный инвентарь, краски и прочее и кто будет кормить наше общество через 10-20 лет!

И еще. Полгода назад я читала спецкурс по фандрейзингу для совмещенного потока культурологов-искусствоведов в нашем университете. Третий курс. После второй лекции ко мне подошла студентка со словами: «Алла Васильевна, я уже второй год работаю в одной общественной организации при церкви. Я там тоже занимаюсь сбором средств. Можно я не буду ходить на ваши лекции?»

Я долго, искренне, от души смеялась.

Занавес.

Послесловие

А Остап Бендер здесь при том, что фандрейзер знает гораздо больше, чем 400 сравнительно честных способов отъема денег у населения!

И наш филармонический директор в настоящее время единственный в России человек, который получил Государственную премию России в области культуры за менеджмент (развитие филармонической деятельности). (Жизнеутверждающий смайл!)

*******

Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализуется ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Статья размещена на странице партнера.

Отчет отличника – как использовать оценку при подготовке годового отчета
Ирина Ефремова-Гарт, президент Ассоциации специалистов по оценке программ и политик, член совета Форума Доноров

Ирина Ефремова-Гарт, президент Ассоциации специалистов по оценке программ и политик, член совета Форума Доноров

О чем важно помнить сотрудникам НКО, работая над ежегодным отчетом, и как оценка может влиять на эффективность организации, рассуждает Ирина Ефремова-Гарт, президент Ассоциации специалистов по оценке программ и политик, член совета Форума Доноров.

Вопрос об эффективности НКО продолжает оставаться одним из самых популярных в сегодняшней повестке российского некоммерческого сектора, не уступая пальму первенства темам прозрачности и повышения финансовой устойчивости. И само некоммерческое сообщество, и получатели их услуг, не говоря уже о представителях органов власти и исследователях третьего сектора, с завидной регулярностью вносят этот вопрос в повестку дня своих форумов и конференций. Рассуждения ведутся о том, имеет ли смысл тратить на оценку и без того небольшие бюджеты некоммерческих организаций, а если все-таки тратить, то где взять ту уникальную методику оценки, которая раз и навсегда могла бы засвидетельствовать производимый социальный эффект. При этом практики и технологии мониторинга и оценки мало где описаны. Несмотря на то, что НКО используют эти инструменты для управления своей деятельностью, информацию о них в лучшем случае можно найти на сайтах отдельных организаций либо на узкопрофессиональных конференциях.

Ежегодный публичный отчет может снять все вопросы о том, зачем существует организация, и какую пользу она приносит. Ассоциация специалистов по оценке программ и политик (АСОПП) стала партнером Форума Доноров, учредив в конкурсе «Точка отсчета» специальную номинацию «За лучшее представление результатов мониторинга и оценки в годовом отчете НКО».

В этой номинации эксперты ассоциации отметят отчеты тех НКО, в которых представлены результаты мониторинга и оценки как отдельных проектов, так и деятельности НКО в целом, а также отражено, как организация использовала оценку для развития и улучшения своей работы и повышения ее эффективности.

Закономерно встает вопрос: как это можно сделать? С одной стороны, необходимо учитывать специфический формат отчета как документа, рассчитанного на самый широкий круг читателей, которые вряд ли заинтересуются аналитическими выкладками о том, как измерялась эффективность и какие ограничения пришлось учитывать в процессе сбора информации. С другой стороны, общие фразы о том, что все реализуемые проекты были успешны, а основным измерителем эффективности было количество благополучателей, не просто малоинформативны, но скорее контрпродуктивны. Кроме того, в разных организациях разный уровень развития культуры оценки: кто-то находится в самом начале пути и пока еще только пытается попробовать эту практику, а для кого-то оценка уже стала привычным инструментом управления, без которого не обходятся ни планирование, ни отчетность перед донорами. Но независимо от того, как давно вы работаете и на каком уровне развития находится ваша организация, хотим поделиться с вами несколькими советами.

Итак, о чем важно помнить, работая над ежегодным отчетом, в котором найдет отражение ваш подход к мониторигну и оценки?

Важен не уровень сложности измерений, а сам факт использования практики мониторинга и оценки

Уровень вашего организационного развития не может быть причиной, не позволяющей вам задуматься о мониторинге и оценке. Очевидно, что для организаций, находящихся на этапе становления, все силы и ресурсы будут сосредоточены на деятельности, и она может ограничиться исключительно простым подсчетом того, какие услуги и кому были оказаны. С появлением грантовой поддержки менеджерам приходится задумываться над составлением аналитической отчетности, качество которой напрямую зависит от того, как в НКО поставлена система мониторинга. Тогда же организация может впервые столкнуться с вопросом, надо ли ограничиться в проведении оценки собственными силами или лучше прибегнуть к помощи внешних экспертов. Здесь нет и не может быть одного единственно правильного для всех решения. Исходите из принципа целесообразности, ответьте себе на вопрос: что мы хотим узнать о наших проектах, и как полученная информация поможет сделать нашу работу максимально качественной и полезной? Поделитесь этой информацией с читателями отчета, им важно знать, что вы уделяете внимание качеству вашей работы, что вам не все равно, насколько полезными находят ваши услуги благополучатели, независимо от того, работаете вы всего год или ваша история насчитывает десятилетия.

Характер деятельности накладывает отпечаток на систему МиО

Практика мониторинга и оценки должна отражать специфику деятельности организации. Если ее суть состоит в обеспечении долгосрочного сопровождения семей/детей, то подходы к мониторингу и оценке будут отличаться от той практики, которая есть в организации, занимающейся привлечением частных пожертвований для оказания разовой оперативной помощи. В первом случае важно фокусироваться на долгосрочном эффекте, тогда как во втором случае достаточно отслеживать объемы собираемой помощи и своевременность реагирования на запросы.

Проектная логика — наше всё

Постарайтесь показать иерархию результатов своей деятельности, чтобы читатель, открывший отчет, смог понять, как и почему реализуемые вами проекты приводят к желаемым позитивным изменениям. Для этого мало сказать, что за истекший год вам удалось провести 10 круглых столов, оказать 125 консультаций и поучаствовать в пяти тренингах. Расскажите, как вся эта деятельность отразилась на качестве вашей работы, на расширении спектра оказываемых вами услуг и на том, что вы смогли помочь большему количеству людей, чем в прошлом году.

Не забывайте о многообразии видов оценки

Сложилось мнение, что оценка касается исключительно двух аспектов: анализа эффективности и изучения произведенного социального эффекта. Это не совсем так. В реальности спектр полезного действия оценки гораздо шире, она крайне полезна на всех стадиях проектной деятельности, начиная от уточнения потребностей ваших потенциальных благополучателей и замеров исходной ситуации до оценки экономической эффективности, которой можно воспользоваться ближе к завершению проекта.

Использование данных мониторинга и оценки

Высший смысл проведения оценки – это принятие управленческих решений, которые способны повлиять на судьбу ваших проектов. Чтобы это произошло, данные оценки должны обсуждаться с теми, кто будет принимать решения. Это может быть решение о закрытии проекта или, наоборот, о его продолжении или корректировке. В годовом отчете имеет смысл говорить о серьезных изменениях, делая ссылку на то, что эти изменения стали стали результатом рекомендаций, полученных в процессе оценки. Например, по результатам оценки стало понятно, что для успешного достижения долгосрочных целей программы критически важно объединить усилия с другими организациями, а формирование такого партнерства привело к уточнению целей и/или регионов реализации.

Не стесняйтесь сравнивать

Для того чтобы ваши утверждения о том, насколько «улучшилось», «повысилось», «сократилось» или «угулублилось» в результате вашей деятельности состояние дел, хорошо иметь базу для сравнения. Такой базой могут служить данные, собранные перед началом реализации проекта, если у вас была возможность провести такую оценку. Если речь идет о долгосрочных проектах, вы можете использовать целевые и фактически достигнутые показатели по итогам каждого года работы. Еще одним источником для сравнения могут служить данные коллег по сектору, если вы работаете в одном программном поле и решаете схожие проблемы.

Не забывайте о том, что оценивать можно и институциональное развитие

Слабые организации не способны реализовывать успешные проекты. Осознаем мы это или нет, но любые проекты влияют на нашу организацию, так же как и качество тех ресурсов, которыми мы располагаем. Речь идет не только о финансах, но скорее о том человеческом капитале, который есть у организации и в развитие которого она готова вкладываться. Институциональное развитие может быть таким же проектом, как и все те, что вы реализуете для внешней аудитории. В данном случае весь фокус внимания будет на внутренних вопросах: уровне зрелости процессов, инструментах коммуникации, органах коллегиального управления и профессиональном развитии сотрудников. Никто не ждет, что вы посвятите этому половину всего отчета, но стоит упомянуть, что, например, в результате тренингов, на которые вы направляли сотрудников, организация смогла расширить спектр услуг или наоборот сфокусировать его, повысив при этом качество; или благодаря новой стратегии присутствия в социальных сетях вы смогли улучшить уровень осведомленности ваших подписчиков и привлечь новых сторонников и волонтеров. Все это будет свидетельствовать о том, насколько серьезно и профессионально вы подходите к работе.

*******

Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализуется ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Статья размещена на странице партнера.

Какие отчеты лучше делать НКО: основные тенденции и анализ эксперта
Анна Бурова, приглашенный эксперт Форума Доноров, магистр экономики и финансов Европейского университета в Санкт-Петербурге, исследователь Франкфуртского университета прикладных наук

Анна Бурова, приглашенный эксперт Форума Доноров, магистр экономики и финансов Европейского университета в Санкт-Петербурге, исследователь Франкфуртского университета прикладных наук

Анна Бурова, приглашенный эксперт Форума Доноров, магистр экономики и финансов Европейского университета в Санкт-Петербурге, исследователь Франкфуртского университета прикладных наук, — проанализировала системы отчетности НКО в разных странах и сравнила их с ситуацией в России. Выводы: чтобы сделать хороший отчет, важно следить за мировыми тенденциями, а удачный отчет поможет наладить долгосрочные и партнерские отношения с донорами.

Отчетность НКО в разных странах

Главная задача финансовых отчетных документов для НКО во всем мире – правовая. Организации важно продемонстрировать соблюдение законодательных норм государства,на территории которого она находится и функционирует. Все виды отчетности некоммерческих организаций можно условно разделить на официальные и неофициальные.

США и Великобритания

Совершенно очевидно, что форма и степень публичности официальной отчетности определяется законодательно. Так, в США благо­твори­тель­ные организации обязаны ежегодно подавать в налоговые органы отчетную декларацию, содержащую подробную информацию о деятельности и финансах организации. В Великобритании контролем деятельности благо­твори­тель­ных организаций занимается Благотворительная комиссия, правительственный департамент, который ведет учет зарегистрированных организаций, а также аналитику на основе предоставляемых данных. Формы предоставления информации унифицированы, дифференциированы по размерам организаций и сопровождаются детализированными инструкциями. В обеих странах базы данных ежегодных отчётов и бухгалтерских документов находятся в открытом доступе онлайн.

И в США, и в Великобритании в последние годы активно проводятся исследования в области финансов благо­твори­тель­ных фондов, анализируются финансовая устойчивость, социальные инвестиции. Благодаря публичному размещению подробной финансовой информации в США успешно существует проект Charity Navigator, который на основе анализа доступной информации составляет рейтинги благо­твори­тель­ных фондов: например по таким критериям, как финансовое здоровье и прозрачность . Это даёт возможность жертвователю инвестировать свои средства в благо­твори­тель­ность более осознанно.

В отличие от англо-саксонских традиций, континентальная Европа показывает противоположные примеры законодательных требований. К примеру, в Италии или Германии НКО по закону не обязаны публиковать отчётность и отчитываются только перед налоговыми органами.

Однако даже в тех странах, где это не закреплено законодательно, публикация годовых отчетов считается не только правилом хорошего тона, но и полезным инструментом для взаимодействия с донорами (особенно в случае ведения организацией активной фандрайзинговой деятельности).

Помимо этого немаловажным фактором для имиджа НКО является такой показатель, как прозрачность. Без этого сложно ожидать доверия со стороны широкой общественности.

Германия

Особенно интересен пример Германии, где активно осуществляются проекты Немецкого центрального института социальных исследований (DZI) и общественной организации Transparency International, оказывающие НКО консультационную поддержку по финансовым и налоговым вопросам. В обмен на регулярно предоставляемые финансовую отчетность и годовые отчёты некоммерческие организации получают право использования символического логотипа (дословно Siegel – штамп), играющего роль своеобразного «гаранта качества» работы организации.

По наличию на сайте или полиграфической продукции такого штампа потенциальный донор может отличить проверенные независимыми экспертами и следовательно более надежные организации.

Российский опыт

Возвращаясь к российским реалиям некоммерческого сектора, стоит отметить важность таких факторов как прозрачность и доверие. На сегодняшний день единственной формой обязательной к публикации ежегодной отчётности является отчет в Министерство юстиции, который с точки зрения финансового анализа является крайне неинформативным. Требования, предъявляемые в США и Великобритании, можно считать достойным примером, ведь они обеспечивают высокие стандарты прозрачности. Однако совершенно неконструктивно говорить о пересмотре норм отчётности без изменения всей системы взаимодействия с государством.

Прогресс и продуктивные взаимоотношения в таком контексте возможны при регулярной методической и финансовой поддержке некоммерческого сектора со стороны государства. На данный же момент показатели государственного финансирования НКО со стороны на порядок уступают западным.

Безусловно, можно говорить о некоторых положительных тенденциях, но в целом процессы изменения законодательства и систем фактического взаимодействия едва ли могут оперативно и легко завершиться, поэтому на данном этапе в России задача обеспечения высокого уровня прозрачности и качества отчетной информации ложится на неофициальную отчётность.

Отчеты НКО: основные тенденции в мире
Диджитализация

Среди основных тенденций оформления неофициальной отчётности важно отметить выход за рамки годового отчёта – предсказуемо в сторону диджитализации. Скорость и объемы современных информационных потоков устанавливают свои правила, поэтому многие фонды предпочитают уделять внимание отчётам и статистике, доступным онлайн в режиме реального времени и работе со своими сайтами в целом. Наглядно оформленная статистика в режиме онлайн особенно актуальна для фондов с активной фандрайзинговой деятельностью. Существуют даже специальные сервисы для создания интерактивной обновляемой статистики. Один из примеров — Tableau Foundation’s Living Annual Report.

C 2017 года более половины мирового интернет-траффика создаётся с мобильных устройств, что также заставляет задуматься о необходимости смещения бюджетных приоритетов на разработку мобильных версий сайтов некоммерческих организаций.

Инфографика

Текстовый формат изложения, даже с обилием диаграм и графиков, все чаще уступает место инфографике. Безусловно, если говорить о представлении финансовой информации, использование графиков и диаграмм всегда будет уместно, однако не стоит ограничиваться только этим. Для разных целевых аудиторий могут быть уместны совершенно разные формы представления информации: инфографика, скетчи, видео. Часто для наглядности используется приём пересчета пожертвований в чашках кофе, рабочих часах персонала или же,если это уместно, в QALY для продвинутой аудитории (Quality-adjusted life years, индекс QALY 0 показатель, отражающий скорректированные на качество жизни годы. Один QALY приравнивается к одному году безупречного здоровья — прим.редакции).

Может показаться, что тенденция направлена в сторону упрощения, но на практике уход от громоздкого текста к минимализму ставит новые нетривиальные задачи по поиску идеального дизайна для подачи информации.

Конечно, даже используя опыт и знания прогрессивных европейских и американских коллег, невозможно разработать единый формат «удачного» годового отчета или единую форму представления информации, ведь формат во многом определяется источниками финансирования.

В заключение важно отметить, что за прозрачностью и стремлением к наглядному представлению информации стоит отношение к жертвователю, как к осознанному, долгосрочному партнёру. Значительная доля решений о совершении пожертвований в России совершается спонтанно и под влиянием эмоций. Было бы странно выражать негативное отношение к эмпатии и состраданию как источникам мотивации, однако совершенно очевидно, что развитие отношений с жертвователем, основанных на разумном альтруизме, позволит некоммерческому сектору обрести бОльшую стабильность и новые возможности для развития.

*******
Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета».

Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Статья размещена на странице партнера.