Проекты

Точка отсчёта

Медиапроект

Медиапроект «Коммуникатор «Точки отсчета» реализуется совместно с Агентством социальной информации и представляет собой серию авторских публикаций экспертов на темы подготовки и распространения публичных отчетов, их функций, форматов и описанием лучших практик – отечественных и зарубежных.

Медиапроект рассчитан на широкую аудиторию.

Как собрать годовой отчет за 20 минут?

Анастасия Ложкина, директор по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра»
Фото: фонд «Арифметика добра»

Анастасия Ложкина, директор по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра»
Фото: фонд «Арифметика добра»


Практические советы директора по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра», как сделать подготовку отчета легкой и безболезненной.

Апрель — традиционная для организаций пора отчетностей. И если раньше большинство из них тихо хоронились на сайте Минюста и в архивах организаций, то теперь и государство (Фонд президентских грантов, Комитет общественных связей города Москвы), и доноры, и само общество с гораздо большим вниманием относится к тому, как и насколько эффективно расходуются предоставленные средства. Самая убедительная, емкая и понятная форма представления результатов своей деятельности — публичный годовой отчет организации.

Как ради подготовки отчета не выпасть из рабочего процесса на долгие месяцы, как собрать отчет меньше, чем за неделю, как мотивировать команду к открытости и отчетности — в советах Анастасии Ложкиной, директора по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра».

1. Четкое ТЗ и утвержденная руководством организации структура отчета — залог его скорой подготовки

Уже в ноябре мы в организации создаем рабочую группу, которая обсуждает концепцию годового отчета, определяет его целевую аудиторию (яркий, четкий — для доноров, простой в формулировках — для участников наших акций, а сложный, официальный — для экспертов), структуру и ограничения (по количеству страниц, по представленным материалам), принимаем решения, какие данные, достижения, неудачи должны быть отражены обязательно, а что не представляет особого интереса для читателей.

Если нет понимания, для кого пишется отчет, деньги и время на его подготовку будут потрачены впустую.

2. Хороший годовой отчет — результат регулярной системной работы всей команды

Каждый месяц до 5-го числа руководители проектов и программ по утвержденной форме отправляют ответственному человеку мини-отчеты: количественные показатели, достижения, интересные отзывы благополучателей и партнеров. Все это складывается в отдельную папку «Ежемесячные отчеты». Таким образом, к концу года мы получаем несколько папок с материалами разного типа, которые легко собираются и трансформируются под цели и задачи отчета. Далее каждый из руководителей проектов собирает из этого массива текст и материалы в отчет. После этого перед фандрайзером и пиарщиком стоит задача выбрать цитаты и фотографии с нужной интонацией и переписать тексты «человеческим» языком (очень часто мы читаем отчеты, в которых в большей степени рассказывается про организации, но не про людей. Это неправильно и неинтересно). В итоге рабочая группа по подготовке отчета встречается не более двух раз. Каждому из программных руководителей дается не более суток на внесение корректировок драфт-версию отчета.

3. Дисциплину отчетности необходимо воспитывать и поддерживать

Мы, как фандрайзеры, должны показать людям, как работают собранные деньги.

Каждый программный менеджер, каждый сотрудник должен понимать, что отчетность — это часть любой программной деятельности. Когда кто-то из сотрудников начинает забывать про «правило 5-го числа», жаловаться на обилие текущей работы и невозможность вовремя сдать отчет, я начинаю профилактическую работу: рассказываю о том, почему это важно, сколько денег помог заработать нам наш последний отчет и т.д. Вообще уровень прозрачности прямо пропорционален объему средств: отчеты — это 50% успеха фандрайзинга. Более того, сегодня, если вы не отчитаетесь перед ФПГ, не получите следующий транш.

4. «Чем раньше, тем лучше»: быстро сданный отчет — показатель эффективности и внутреннего порядка в организации

У нас есть четкий срок: 31 января отчет должен быть публично сдан. И для нас это логично: без подведения итогов предыдущего года сложно определить «точки роста» и планы на текущий. Думать о планах на новый год в августе — как минимум странно. Если организация не может внутри себя подготовить отчет в течение восьми месяцев, она уже не вызывает доверия, это говорит о том, что в ней царит хаос и бардак. Отчет — это показатель внутренней культуры, уважения к аудитории и стейкхолдерам организации.

5. Регулярная отчетность вооружает вас уникальными данными и показателями

Меня в организации в шутку называют «хранительницей данных» — каждый месяц я заполняю мониторинговую таблицу показателей по всем нашим проектам. Я чувствую необходимость вести сравнительную статистику не только по показателями наших проектов, но и по общефедеральным и регулярно обновляю таблицу свежими данными Росстата, Министерства образования и др. Таким образом, с одной стороны, я могу сказать, какой конкретный количественный вклад вносит наш фонд в решение той или иной значимой социальной проблемы, с другой — я всегда готова отвечать на запросы журналистов по списку тем, с которыми мы работаем.

Алгоритм подготовки отчета: открыть критерии, например, конкурса «Точка отсчета» —> сформировать из них структуру документа —> назначить день и раз в месяц докладывать в одну папку фото, тексты и другие материалы.

***

С Анастасией беседовала пресс-служба Форума Доноров. Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализует Ассоциация грантодающих организаций «Форум Доноров» с использованием гранта Президента РФ на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Статья размещена на странице партнера.

Отчет как способ сказать: «Давайте знакомиться»

Вячеслав Бахмин, эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества
Фото: Ольга Воробьева

Вячеслав Бахмин, эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества
Фото: Ольга Воробьева


Эксперт конкурса «Точка отсчета», прием заявок на который стартовал 1 мая, — о том, как отчет НКО может быть инструментом коммуникации и поиска партнеров.

На конкурс “Точка отсчета” в 2017 году было прислано 325 заявок. Организаторы надеются, что в этом году получат гораздо больше отчетов, поскольку у проекта есть много региональных партнеров. Но ведь в стране более 100 тысяч СО НКО! И даже если статистика лукавит и реально работающих организаций на порядок меньше, в любом случае речь идет о десятках тысяч организаций, которые могли бы участвовать в конкурсе со своими отчетами. Так где же они?

Как ни странно, у большинства СО НКО публичных годовых отчетов просто нет. Причем не только у каких-нибудь маленьких организаций, работающих в глубинке без особых ресурсов, но и у вполне благополучных, успешных НКО, у которых достаточно средств и возможностей, чтобы раз в год такой отчет подготовить. Вопрос только, а зачем им это надо? Попробуем разобраться.

Практически перед каждой некоммерческой организацией, которая работает для общего блага, решая разные социальные проблемы, стоит ряд понятных, хотя и непростых задач. Любая организация хочет иметь достаточно ресурсов для своей деятельности; быть полезной своей целевой аудитории, то есть тем, для кого НКО работает; быть уверенной, что она делает нужное дело, приносит пользу и работает эффективно. Наверное, каждая организация хочет иметь хорошую репутацию, хочет, чтобы ее любили и ценили — коллеги, власть, клиенты, журналисты. Организация, которой все это удается, преуспевает, ее знают, ей легко собирать деньги, у нее много друзей, партнеров, поклонников.

Чтобы быть такой уважаемой и успешной, конечно же нужно предпринять некоторые усилия. И прежде всего нужно войти в коммуникацию, взаимоотношения с окружающим организацию социумом, со своими стейкхолдерами (или заинтересованными лицами), чтобы вас знали, понимали и одобряли вашу деятельность. К организации должно возникнуть доверие, а оно появляется, когда вы открыты и прозрачны, когда информация о вас и ваших достижениях доступна любому, кто захочет что-то узнать о вас. Именно на эту цель работает регулярный, достоверный отчет о своей деятельности, содержащий основную информацию как о самой организации, так и о результатах ее деятельности за определенный период. Обычно это отчет за год.

Именно такой ежегодный отчет демонстрирует окружающим достижения организации, показывает, насколько она полезна и эффективна. Он как бы говорит: давайте знакомиться, посмотрите, какие мы замечательные, как много важного и нужного мы делаем, присоединяйтесь, будем партнерами!

Конечно, в зависимости от того, кому такой отчет в основном предназначен, его структура, подача материала, используемый язык и видеоряд могут быть разными. Но даже если вы составляете отчет, предполагая, что его будут читать ваши доноры или коллеги, он все же должен быть понятен и более широкому кругу читателей, поскольку организация обычно не делает несколько публичных годовых отчетов. Некоторые фонды и крупные организации печатают отчеты на хорошей бумаге и красочно их оформляют, что не всегда необходимо, да и дорого. Большинству НКО достаточно иметь электронную версию отчета. Тем не менее, приложить некоторые усилия для его оформления необходимо – ведь вы представляете результат своего труда за год. Такой отчет, если он доступен, например, на вашем сайте или на другом общественном интернет-ресурсе, может многое рассказать о вашей деятельности всем, кто ею заинтересуется.

Хотя ежегодный отчет обычно готовят для внешнего использования, для коммуникации со внешней средой, он бывает очень полезен и самой организации. Как признался мне один из руководителей НКО, составивший со своей командой первый отчет: «Я впервые понял, как, оказывается, много мы всего делаем, какие мы молодцы!» Действительно, при подготовке материалов к отчету собирается и обобщается все то, что за ежедневной текучкой не замечаешь. В результате получаются впечатляющие цифры и значимые достижения. К тому же отчет, как и любое подведение итогов, не должен заканчиваться перечислением проведенных мероприятий, реализованных программ и подсчетом полученных средств. Хороший отчет ценен анализом проделанной работы: что получилось, а что оказалось неудачным и почему; как развивалась в течение года сама организация, освоены ли новые технологии, новые профессиональные навыки, есть ли динамика в развитии организации.

Впрочем, содержание отчета — тема отдельного разговора. Важно только подчеркнуть, что его материалы и фрагменты, отдельные заготовки должны собираться в течение всего года, а не только в последний момент, когда отчет уже нужно бы выпускать. Если этот процесс встроить в текущую деятельность организации, то и сама подготовка документа не отнимет много времени и сил. Ну, а если отчет уже готов, то не видно никаких причин, почему бы его не отправить на всероссийский конкурс «Точка отсчета» и заодно проверить, насколько вы умеете рассказать о себе, представить публике и коллегам результаты своей работы. Не лишним будет и сертификат, который получает каждый участник конкурса, отчет которого соответствует базовому уровню предоставления информации по критериям конкурса.

Конечно, ежегодный содержательный и финансовый отчет организации становится все более востребованным у некоторых доноров, к которым вы можете обратиться за финансовой поддержкой. В этом состоит и чисто прагматическая мотивация для составления ежегодного отчета. Но главное, что такой отчет помогает НКО решить те важные, можно сказать ключевые задачи, которые стоят перед каждой организацией и о которых говорится в самом начале отчета. Сборник ежегодных итогов любой организации в конце концов составит впечатляющую летопись ее развития, представит масштаб ее социального воздействия на конкретные группы населения и на общество в целом. Так что стоит попробовать!

***

Подробнее о конкурсе, обучающей программе, горячей линии для консультаций НКО можно прочитать в специальном разделе на официальном сайте Форума Доноров. Положение о конкурсе можно скачать здесь.

Вячеслав Бахмин — эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благо­твори­тель­ности и гражданского общества.

Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» в партнерстве с Агентством социальной информации и центром «Благосфера» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Статья размещена на странице партнера.

Зачетная работа: как правильно подготовить годовой отчет

Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»

Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»


Все мы знаем, что годовой отчет необходим и все обязаны его делать. Однако в реальном мире занимаются им приблизительно 30-35 процентов НКО, а остальные – нет. Причины, по которым некоммерческие организации избегают отчетов, обычно делятся на три главных: нет денег, нет времени и нет спроса на отчет как инструмент. И это почти правда – для подготовки хорошего документа нужны средства и несколько месяцев. А вот про инструмент хотелось бы поговорить подробнее, потому что при прояснении инструментальной значимости другие ограничения большого значения не имеют.

В последнее время публичный запрос на отчетность НКО перед обществом стал постепенно, но неуклонно формироваться, что меня крайне радует. Основными интересантами данного процесса выступают представители профессиональных сообществ и государственные органы власти. Как яркий пример можно представить конкурс «Точка отсчета» Ассоциации грантодающих организаций «Форум Доноров». Конкурс проводится при поддержке Министерства экономического развития Российской Федерации, Фонда президентских грантов, в партнерстве с Агентством социальной информации и Центром «Благосфера». За время проведения конкурса с 2004 года в нем приняло участие более триста НКО из разных регионов России. С 2014 года конкурс не проводился. В 2016 году Форум Доноров возродил проект, потому что необходимость в нем только возросла.

Теперь «Точка отсчета» — это еще и «Школа информационной открытости и эффективных коммуникаций НКО», медиапроект «Коммуникатор «Точки отсчёта», конструктор отчёта, дискуссии и исследования. И понятно, что внимание к теме повышенное, само сообщество считает ее важной. Государственные органы тут тоже демонстрируют положительное отношение и поддерживают через институт грантовой поддержки проектов НКО, будь то конкурс Фонда президентских грантов, отраслевые или региональные конкурсы. И основная причина – инструментальная значимость отчета для развития сектора. Рассмотрим основные позиции.

Итак, хороший отчет:

1.Информирует о деятельности

Функция совершенно очевидная и прямая. Люди доверяют тому, кого знают. Организация информирует целевые аудитории о том, что было сделано за год в разнообразных «проекциях». Например, финансовые показатели расскажут всем заинтересованным читателям, сколько денег НКО удалость привлечь к реализации своих программ. Совет директоров или Попечительский Совет НКО получит общее представление об успехах и проблемах организации. Власти, в особенности местные, оценят вклад в развитие региона или какой-либо отрасли. Доноры организации и волонтеры убедятся, что их усилия не были напрасными. Получатели помощи смогут представить весь масштаб заботы о них и усилия сотрудников НКО. И, наконец, обычные граждане станут с большим доверием относиться к некоммерческим организациям и, как следствие, с большей охотой участвовать в их проектах.

2. Демонстрирует соблюдение принципа прозрачности

В условиях, когда большая часть бюджета НКО формируется сбором частных пожертвований и грантовой поддержкой государства, общественности важно знать про эффективность расходования средств. Первое, на что обращают внимание доноры – это четко прописанные финансовые параметры. Эксперты, оценивающие заявки на федеральный и региональные гранты, обязательно просматривают находящиеся в доступе отчеты. В случае, если их нет, заявка может быть отклонена. По отчету понятен и опыт организации в заявляемых проектах, наличие специалистов и технической оснащенности. И все эти сведения желательно включить документ. При этом еще позаботиться, чтобы информация была понятна не только профессиональным бухгалтерам и желательно была отражена в инфографике.

3. Продвигает бренд

Хорошо составленный отчет повышает ценность НКО. Для этого важно не только представить цифры, программные показатели и достигнутые успехи, но и описать ценности, которыми руководствуется организация. Миссия и ключевые убеждения команды привлекают внимание, если они изложены кратко и хорошим языком, лишенным канцелярских штампов.

Для поддержки бренда важно перечислить наиболее весомых партнеров и доноров организации. Если это известные компании, то часто достаточно только логотипов, если малоизвестные, то необходимы комментарии. Это лучшие свидетельства вашей значимости. По этой же причине никогда не работайте с организациями, имеющими сомнительный имидж. Включайте в отчет высказывания о вашей деятельности известных людей, цитаты из средств массовой информации и социальных сетей. О вас должны рассказывать другие – это повышает доверие к информации.

На восприятие бренда влияет его «упаковка» и в данном случае сам отчет должен быть по возможности выглядеть безупречно. Лучше всего, если его подготовят профессиональные дизайнеры и верстальщики, а снимки сделают опытные фотографы. Дело в том, что эксперты редко видят ваши акции и итоги программ и судят по качеству верстки, иллюстрации и полиграфии. Черпайте вдохновение у коммерческих брендов, которые на слуху.

4. Повышает известность

Чем НКО известнее, тем с меньшими препятствиями достигает своих целей. Лучший инструмент продвижения организации – ее отчет. Прошло то время, когда отчеты пылились на дальней полке или были «зарыты» на четвертом уровне официального сайта. Теперь это первая страница сайта, обязательное приложение к предложениям и официальным письмам, баннерам с проведенных мероприятий, зрелищным фотоотчетам, ярким вирусным роликам и фильмам. В прямой доступности для каждого желающего. Отсюда и многообразие форм отчета – это не обязательно скучный блок из стандартной офисной бумаги. Один годовой отчет может существовать как брошюра, другой — как набор инфографики для социальных сетей, быть «сжатым» до одного плаката и страницы пресс-релиза. Он может украшать вход в вашу организацию, состоять из щитов уличной социальной рекламы, красоваться на упаковке продуктов повседневного спроса доноров и партнеров НКО, лежать на столиках в номерах местной гостиницы и даже быть памятником. Словом, распространение отчета — это очень креативная задача. Только в этом случае он действительно начинает работать.

5. Объединяет команду

Люди работают с людьми. Это особенно важно в России, где многое держится на личности, а не формальной функции человека. Если вы включаете в отчет фотографии сотрудников, пишете об их личном вкладе, то отчет становится новым инструментом поощрения сотрудников и работает на консолидацию команды организации. А если вы еще упоминаете доноров, волонтеров и партнеров поименно, то будьте уверены, что этот отчет просмотрят не только они, но и их окружение. Размещение отчета в публичном пространстве может стать предметом гордости ваших соратников, потому что уже не надо объяснять какой работой они занимаются и зачем это нужно.

6. Помогает собрать ресурсы

Подготовка документации для фандрайзинга — тонкое и затратное по времени дело. Но чаще всего достаточно несколько форм писем, обращений и стопки отчетов. Правильный отчет самостоятельно привлекает ресурсы, финансовые и нефинансовые. Потому что лучшей рекомендацией служит само дело. Однако для этого надо принимать во внимание эту «фандрайзинговую» функцию и научиться смотреть на отчет глазами «инвестора». Оставлять только то, что будет работать на цель, выделять главные моменты, акцентироваться на результатах, подтверждать документально успех. И не забывать об… эмоциях. Именно они позволяют повлиять на решение, а это значит, что хороший отчет должен быть проиллюстрирован качественными фотоснимками, живо и эмоционально представляющими ваше дело.

7. Служит основой планирования

Для любых планов важна точка отсчета. Не случайно конкурс «Форума Доноров» так и называется. А лучшей основой для стратегического планирования и развития является понимание того, что было сделано организацией прежде. Крайне полезным бывает анализ деятельности за несколько лет. Тогда уже можно выделять тенденции, корректировать направление изменений. Но только при одном условии – унификации представленных данных. Важно, чтобы в годовом отчете была единая форма оценки результатов. В то время, как во многих случаях, даже когда НКО давно работает на рынке, показатели не коррелируются между собой. Например, в одном проекте указываются, дети, в другом родители и семьи, а в третьем – количество часов квалифицированной помощи, которая была оказана.

Мы прошлись только по основным задачам, которые может решать отчет, есть еще много важных нюансов. Предлагаю внимательно отнестись к занятиям «Школы информационной открытости и эффективных коммуникаций НКО», открытой «Форумом Доноров» и, конечно же, участвовать в конкурсе «Точка отсчета», где представлены лучшие практики некоммерческого сектора.

Автор — Татьяна Задирако, Исполнительный директор БФ поддержки и развития социальных программ «Социальный навигатор»

Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета». (Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов).

Статья размещена на странице партнера.

Живые и мертвые: 6 принципов годового отчета, который захочется дочитать до конца

Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов Форума Доноров

Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов Форума Доноров


Ассоциация грантодающих организаций «Форум Доноров» ежегодно проводит Всероссийский конкурс «Точка отсчета», оценивающий годовые отчеты некоммерческих организаций. Эксперты конкурса на консультациях дают советы, как правильно подготовить документ. Часть из них о том, как работать с текстом. Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов «Форума Доноров», собрал 6 советов, как лучше составить годовой отчет, чтобы его не захотелось закрыть на первых страницах.

Если быть честным, то мало кто в здравом уме и доброй памяти читает годовые отчеты. Для этого, как правило, необходима веская причина. Читает руководитель перед отправкой в печать, дабы не упустить какие-нибудь фатальные «отклонения». Читает донор, вложивший средства в благо­твори­тель­ные программы, чтобы понять какой результат получен и стоит ли тратиться дальше. Читает эксперт грантовой программы, пытаясь выяснить действительно ли организация нуждается в финансовой поддержке. Читает предполагаемый партнер, для понимания к каким программам можно присоединиться. Читает журналист в попытке понять, чем же занимается организация. И на этом список любопытствующих практически исчерпывается. Всего лишь несколько человек, но важных. Остальные отчет только просматривают, изредка останавливаясь на картинках и графиках, если они есть.

Вряд ли стоит корить людей за отсутствие интереса. Многие отчеты нечеловечески скучны и до невероятности запутаны, как средневековые алхимические тексты. Многие из них понятностью почти ничем не отличаются от амбарной книги или медицинской карты, заполненной рукой опытного врача. Нечитабельность отчета на деле превращает его в бесполезную стопку бумаги, на которую потрачено время и деньги. Однако есть правила, следования которым позволяет изменить ситуацию.

1. Годовой отчет организации – это не отчет

Само слово «отчет» провоцирует ошибку. Исторически им обозначались документы бухгалтерского характера, написанные устойчивым канцеляритом с таблицами и цифрами для внутреннего пользования. Оживление текста не предполагалось и каких-либо требований, кроме знания «бюрократического» языка не предъявлялось. Так вот в годовом отчете вы не столько подбиваете дебет с кредитом, сколько рассказываете о жизни своей организации за год. Примерно так, как рассказываете о том, как провели отпуск – с яркими деталями, фактами и по возможности зажигательно. А это значит, что отчет снабжается фотографиями, иллюстрирующими проекты НКО и красочной инфографикой, разъясняющей числовые показатели.

Как показывает практика, большинство читателей просматривает изображения и читает подписи к фотографиям, не погружаясь в текст. Поэтому снимки выстраиваются так, чтобы получилась связная история с сюжетом, динамичным визуальным рядом, запоминающимися событиями и лицами людей. В идеале этой истории должно быть достаточно для понимания того, как работает организация. Встроенная в текст, она делает документ ярким и привлекательным.

2. Лучший отчет – короткий отчет

Человеческое внимание ограничено. Исследование показывает, что читатель в состоянии адекватно воспринять текст объемом до 4 500 знаков. Дальше уже необходимо усилие или откровенный интерес. Чем короче ваш годовой отчет, тем больше шансов, что его прочитают. Есть смысл сделать его в четырех видах. В полном виде до 30 страниц, сокращенном – до семи, кратком – до трех. Тогда текст подойдет для всех аудиторий, без опасений, что его сочтут макулатурой. Просто читатель выберет тот вариант, который его устроит. Поверьте, что ничто так не делает сообщение доходчивым, как его лаконичность.

Редакторы давно уже выработали простой и ясный механизм обработки текста. Алгоритм простой. Если глава не работает на основную цель документа, то она сокращается. Если убрать абзац, слово или знак и это не повлияет на смысл текста, то они безжалостно удаляются.

Хороший редактор ненавидит текст и не оставляет лишнего. Большинство годовых отчетов можно безболезненно сократить на половину.

Избегайте длинных предложений. Идеальный текст состоит из семи страниц, страницы – из семи абзацев, абзацы – из семи предложений, предложения – из семи слов, слова – из семи букв. Это не достижимо, но стремиться стоит. Одну и ту же мысль можно выразить разными средствами – текстом, таблицей или инфографикой. Выбирайте самую экономную форму, которая лучше всего доносит мысль до адресата.

3. Отчет обязан иметь скелет

Нет, я не про тайны, укрывающиеся в шкафу. Хороший отчет имеет четкую, логичную и легко воспринимаемую структуру. Выделяются главки, разделы и подразделы. Читатель не обязан читать все, но он должен быстро находить интересующую его тему. Короткие, но понятные заглавия обязательны. Рекомендую просмотреть отчеты победителей конкурса «Точка отсчета» и обратить внимание, как авторы представляют структуру и на этих примерах составить свою.

Структурирование – это умение выделить главные мысли и выстроить последовательность их изложения и уровень детализации. Для этого эксперты советуют выделить основные темы, потом удалить не имеющие отношение к цели документа, определить тип высказываний (описание целей, задач, проектов, последовательность фактов и формат подачи цифр) и после этого изложить конкретизировать информацию.

В отчетах лучше всего работает движение от главного к второстепенному. Главные выводы сообщаются в начале текста и только потом идут пояснения. Заканчивайте большие разделы краткими резюме. Хорошо проработанная структура сокращает время подготовки документа. Текст легко «укладывается» в уже готовые логические «квадраты».

Структурирование – это умение выделить главные мысли и выстроить последовательность их изложения и уровень детализации. Для этого эксперты советуют выделить основные темы, потом удалить не имеющие отношение к цели документа, определить тип высказываний (описание целей, задач, проектов, последовательность фактов и формат подачи цифр) и после этого изложить конкретизировать информацию.

В отчетах лучше всего работает движение от главного к второстепенному. Главные выводы сообщаются в начале текста и только потом идут пояснения. Заканчивайте большие разделы краткими резюме. Хорошо проработанная структура сокращает время подготовки документа. Текст легко «укладывается» в уже готовые логические «квадраты».

4. Простота лучше воровства

Берите пример с Льва Толстого. Мастер писал тексты просто: «Служил на Кавказе офицером один барин. Звали его Жилин». Отчет не место демонстрации знаний, мудреных терминов, сложных конструкций. Отчет – это документ для внешней аудитории, которая не обязана вникать в вашу тему. Дается точная и конкретная информация по делу и без лишних подробностей. Оценочные суждения заменяются фактами. Используемые цифры подаются в сравнительном контексте. Их лучше сопоставить с данными других организаций, сравнить с другими периодами, чтобы получилась наглядная картина изменений.

Не пытайтесь охватить сразу все. В одном предложении – одна мысль. В одном абзаце предложения на одну тему. Желательно не злоупотреблять терминами и размытыми понятиями. «Птичий язык» не делает текст профессиональным, наоборот – свидетельствует о пренебрежении интересом аудитории. Проверяйте текст на понятность – тестируйте на знакомых, которым не известна ваша сфера.

5. Чувство слова и стиля

Худший язык – бюрократический. Вне чиновничьих стен он теряет силу и отравляет любые источники. Годовой отчет – это балансирование на грани делового и художественного стиля. Свободного от тяжеловесных конструкций и стертых штампов, бухгалтерской лексики. Представьте, что вы произносите текст отчета своим друзьям – не покажется ли он им напыщенным и фальшивым, формальным и путанным? И выкидывайте всякий словесный мусор. Говорите, а не «контактируйте». Показывайте работу, а не «деятельность». Живите сейчас, а не «в настоящее время». Удаляйте все кусочки текста, не выполняющие полезной работы. Заменяйте официальный язык контор и корпораций на простой и понятный русский язык. Будьте внимательны к словам – отвечайте за них. А в качестве помощника используйте сервис https://glvrd.ru/ для очищения текста от словесного мусора. Достаточно на сайте скопировать текст в специальное окно, как сама программа подчеркнет слова и даст сопутствующие объяснения.

Помните о волшебном воздействии страдательного и действительного залога. Разобраться человеку далекому от филологии тут просто. Там, где глаголом обслуживаются «потерпевшие от чьего-то действия», там залог — страдательный. Если «действующее лицо» само управляет глаголом своего действия, значит, залог — действительный. Поэтому фраза «сотрудники выполнили программу» лучше, чем «программа, реализованная сотрудниками». Разница вроде бы не велика, но текст воспринимается уже по-другому.

6. Проверяй, уточняй, исправляй

В вашем отчете много ошибок. Даже в известных редакциях и издательствах умудряются их пропускать при тройном и четверном контроле. Журналисты и редакторы не доверяют себе – обязательно привлекают корректора. Человек, который писал текст, не должен его проверять. У него просто «глаз замыливается» и нужен сторонний острый глаз. А еще и «свежая голова» – тот сотрудник, что в подготовке отчета не участвовал вообще и может его воспринять отстраненно, а значит обнаружить неточности и ошибки всех видов от смысловых до орфографических. И тут есть помощник в виде сервиса gramota.ru, где можно многое уточнить и обсудить со специалистами.

И, завершая, отмечу – тексты стоит делить не только на научные, деловые и художественные, но, прежде всего, на живые и мертвые. Одни становятся питательной средой для интересных и важных дел, а другие всего лишь бессмысленным орнаментом.

Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета».

Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Статья размещена на странице партнера.