Восьмой барометр Форума Доноров был посвящен анализу практик отчетности перед учредителями: как она происходит, каким образом, какая информация представляется. Мы опросили те организации (НКО, фонды, компании), которые готовят отчетность в виде документа или очной/онлайн презентации перед первыми лицами (учредителями, Советами Директоров, Попечительскими советами и др).
В онлайн-опросе, проведенном в августе 2021 г., приняли участие 19 респондентов, представляющих преимущественно корпоративный сектор (4/5) и частные фонды. Их благополучателями являются как лица, находящиеся в уязвимом положении (семьи с детьми, попавшие в трудную жизненную ситуацию, пенсионеры, инвалиды), так и организации: НКО, культурные и образовательные учреждения, субъекты МСП и др.
В какой форме чаще всего проходит отчет? Респонденты могли выбрать более одного варианта ответа.
Самая популярная форма — очная презентация с представлением результатов деятельности на слайдах — ее используют 68% опрошенных. Очевидно, что пандемия не могла не повлиять на практики представления отчетов: 42% проводят презентацию со слайдами в онлайн-формате. По-прежнему актуальными остаются традиционные полноформатные документы для детального изучения: такую заочную форму используют 37% опрошенных. И реже всего организации проводят отчет в формате визита учредителя, мероприятия или видеоролика. Последний скорее используют в комбинации с очной или онлайн-презентацией.
Как часто происходит отчетность перед топ-менеджментом?
2/3 участников опроса отчитываются перед своими учредителями раз в год, еще 16% готовят отчетность каждые три месяца. Одна из организаций готовит промежуточные отчеты по запросу, в среднем квартал/полгода, при этом основной отчет также является ежегодным.
Кто представляет отчет первому лицу?
В половине организаций отчет о результатах деятельности учредителю презентует руководитель: директор/президент; в каждой четвертой организации к этой важной задаче привлекают руководителя соответствующего проекта, еще 10% используют комбинированный вариант: директор представляет отчет вместе с руководителями соответствующих проектов.
Важная точка роста — сравнение с бенчмарками.
В прошлом октябре в рамках «Барометра» мы фиксировали, что за последние три года внимание доноров к результатам деятельности их грантополучателей, к их уровню прозрачности и открытости существенно выросло. Мы предположили, что растут требования и у учредителей, которые демонстрируют интерес к тому, какое место занимает организация в сравнении с другими. Оказалось, что опасения преждевременны: у 58% из опрошенных нами организаций нет такой задачи или запроса от первого лица. Но уже в каждой четвертой организации сравнивают свои результаты с деятельностью коллег, работающих в том же тематическом поле по всей России. Сравнение с организациями, действующими в регионе (в т.ч. не по своей теме) проводят 16%. И пока всего в одной организации учредитель ожидает в отчете сравнения с деятельностью аналогичных тематических организаций в России и за рубежом.
Какая информация содержится в отчете для учредителя?
Почти все (95%) респондентов включают в отчет результаты в виде количественных данных: число благополучателей, волонтеров, участников мероприятий, партнеров, публикаций. Чуть меньше — 90% — включают количество оказанных услуг, внешних мероприятий, на которых был представлен опыт о программе. Объем привлеченных финансовых и иных ресурсов указывают 63% опрошенных.
Столько же — 63% — идут чуть дальше и представляют в отчете уже индикаторы, отражающие социальный результат (например, процент участников проекта, успешно освоивших образовательную программу; нашедших новую работу после консультаций; отмечающих повышение эмоциональной стабильности и др.). Социальный эффект и его индикаторы представляют 53%. Важнейшим элементом здесь является информация о способе сбора данных, подтверждающих результаты работы — и ее на сегодняшний день раскрывают чуть меньше половины — 42% организаций.
Отдельные организации фиксируют результаты организационных изменений, а также выводы, зоны для развития программы, перспективы и планы на следующий год.
Несмотря на серьезные успехи, многие организации все еще сталкиваются с трудностями при подготовке/проведении отчетной презентации учредителю. Мы условно разделили эти сложности на две группы:
Первая связана с администрированием:
Сбор и обработка большого количество информации для включения в отчет (в т.ч. со всех подразделений), а также получение оперативных данных от сторонних организаций для дальнейшей обработки
Фото реализации проектов и благополучателей
Сбор статистики о проектах других компаний — вероятно здесь усложняет процесс и ограниченность такой информации
Приоритезация проектов и их итогов в рамках ограниченного времени на презентацию
Вторая группа связана с содержательными вопросами:
Отражение социального эффекта в адекватных индикаторах и KPI
Постоянно меняющийся формат собственных проектов. Так, одна из опрошенных организаций в связи с такой особенностью не может оценить долгосрочное воздействие своей программы
Ответы на эти и другие вопросы призвана найти серия воркшопов по оценке, которую в этом году проводит Форум Доноров при поддержке АСОПП и ЕВРАЗ. Следите за анонсами на сайте и fb Форума Доноров.
Подробнее о проекте и о результатах предыдущих опросов — https://www.donorsforum.ru/projects/barometr-krizisa/
