Международный год оценки
Опыт коллег. Оценка // Галина Рахманова, БДФ «Виктория»
«Если встает вопрос о состоятельности деятельности и её признании сообществом, выбора нет — вы будете заниматься оценкой…»
Какое место занимает оценка в деятельности частного фонда, и кто играет ключевую роль в формировании культуры оценки? С какими вызовами приходится сталкиваться в процессе её становления, и какую роль может сыграть донорское сообщество в продвижении этой культуры? Эти и другие вопросы мы обсудили с Галиной Рахмановой, заместителем председателя правления Благотворительного детского фонда «Виктория», и Наталией Тюшкевич, специалистом фонда по оценке.
Как происходило становление культуры оценки в фонде? Чья это была инициатива?
Формирование культуры оценки было инициировано решениями Совета директоров, который работает под председательством учредителя фонда Николая Цветкова. Одна из его основных установок: прежде чем инициировать новую программу или публично говорить о ее результатах, необходимо проанализировать уже существующий опыт и оценить полученные результаты. Именно от Николая Александровича исходили требования соблюдения прозрачности и подотчетности. Это движение было поддержано и правлением Фонда, и руководителями программ.
В сентябре 2006 года в фонд по договору был приглашен специалист по оценке. Все программы и проекты прошли этап планирования, в ходе которого были зафиксированы не только цели, задачи и результаты, но и система показателей. Затем этот специалист перешел работать в штат фонда, а в фонде был создан отдел мониторинга и оценки. Именно с этого момента деятельность по оценке стала проводиться на регулярной основе.
В 2007 году мы провели первую независимую оценку программы «Дом для достойной жизни». За прошедший с тех пор период фондом было проведено 10 независимых оценок, которые касались нашей работы с детскими учреждениями. Несмотря на то, что оценка в первую очередь ориентирована на потребности наших внутренних заказчиков: учредителя, совета директоров и правления фонда, мы считаем необходимым делиться этой информацией и с нашими партнерами: прежде всего с представителей детских учреждений и с экспертным сообществом.
В 2010 году руководители программ, работающие в фонде, уже хорошо понимали, что представляет собой внешняя независимая оценка. Настал следующий этап развития, когда, оценивая программу «Стратегия успеха», был использован комбинированный метод оценивания: с благополучателями фонда работал внешний эксперт, а управленческий блок было решено оценить самостоятельно. Сотрудники, которые были включены в процесс, немного стушевались на первом этапе, они не до конца понимали, что им придется делать. Именно это и послужило толчком к тому, чтобы внутри фонда была разработана специальная система обучения. Оно проводилось как с приглашением внешних экспертов, так и самостоятельно. В итоге все наши программные сотрудники получили необходимую базу знаний в области оценки. Сейчас, когда фонд приходят новые сотрудники, они видят, что их коллеги включены в процесс сбора и анализа данных, это никого не пугает, все нормально реагируют.
Сейчас у нас стало больше операционных программ, что накладывает свои отпечатки на оценочную деятельность. Мы стали больше заниматься внутренней оценкой. При этом мы оцениваем не только программную деятельность. В нашей работе присутствует и оценка организационного потенциала, и оценка корпоративной культуры. Кроме этого у нас есть еще и диалоги со стейкхолдерами, в ходе которых измеряется уровень удовлетворенности тех, с кем фонд работает. Сначала они проводились ежегодно, на нынешнем этапе развития мы делаем раз в два года. Эта работа помогает нам понять, насколько наши программы и наша деятельность удовлетворяют потребности наших основных стейкхолдеров: дети, семьи, представители бизнес-структур, принимающие участие в добровольческой деятельности, региональные власти и экспертное сообщество.
Насколько открытой является информация, полученная в ходе оценки, и кто является основными потребителями продуктов оценки?
Отчеты по оценке программ в сокращенном варианте можно найти на сайте нашего фонда. Опираясь на них, мы отчитываемся и перед сообществом, публикуя результаты оценки в публичных отчетах фонда, и перед донорам фонда, которые получают отчеты на регулярной основе.
Одними из основных получателей продуктов независимой оценки являются правление фонда и наш Совет директоров, т.е. у нас есть ясно формируемый внутренний заказ и внутренний потребитель. Информация, которая содержится в отчетах, используется ими для принятия решений, касающихся программ фонда, их уточнения и дальнейшего развития.
В фонде есть практика обсуждения результатов оценки с теми, на кого она была направлена: представителями детских учреждений, профессиональным сообществом, экспертами. Такое обсуждение носит камерный характер, дает людям возможность высказывать свою точку зрения и как-то отнестись к тому, что они слышат по результатам оценки. Мы считаем, что очень важно не только информировать людей о том, что проекты, в которых они участвуют, попали в фокус оценки, но доводить до них результаты работы независимых оценщиков и обсуждать с ними эти результаты.
Важна ли стандартизация процесса оценки в организации? Как это влияет на качество продуктов, получаемых в результате оценки? Есть ли у вашего фонда внутренние стандарты оценочной деятельности?
В 2011 году совместно с коллегами из компании Evolution&Philanthropy и Фонда просвещения «МЕТА» мы разработали стандарты оценочной деятельности. Они стали той основой, на которой в дальнейшем создавались регламенты мониторинга программ, выбора независимых оценщиков, процедуры по разработке измерителей результативности и т.д. Нас часто спрашивают, почему это было важно сделать и действительно ли стандартизация влияет на качество конечного продукта? На оба вопроса ответ положительный. Более того, с изменением деятельности организации имеет смысл актуализировать эти стандарты. В нашем случае мы, например, планируем сделать это в текущем году: изменился характер деятельности фонда, стало больше операционной деятельности, необходимо провести своего рода сонастройку стандартов и регламентов с изменившейся ситуацией.
Понятно, что в разных организациях ситуации складываются по-разному: у кого-то есть возможность подходить к этой работе системно, у других такой возможности нет, а может быть, нет и самой потребности заниматься этим. Но в то же время достаточно очевидно, что наличие в организации согласованных правил и ясных стандартов помогает накапливать институциональные знания и сохранять преемственность. Сотрудники могут меняться, но при этом знания, накопленные ими во время работы, остаются в организации и продолжают работать на нее. Кроме того, наличие понятных правил и стандартов позволяют сэкономить время, потому что все участники процесса понимают, что и зачем они делают, отпадает необходимость объяснять это каждый раз, мы не тратим время на обоснование каких-то отдельных шагов. Это позволяет оптимизировать ключевые процессы, переведя их на качественно новый уровень зрелости.
Ясные правила важны и для начального периода развития оценки внутри организации. Это позволяет дать хороший старт этому процессу и становится своего рода залогом того, что развитие процесса оценки может состояться в этой организации.
Кроме того, регламентация процесса оценки очень сильно влияет и на другие процессы, например, на процесс планирования. Это качественно повышает требования к другими процессам, если стоит задача оценки. Оценка предлагает аналитические инструменты, которые позволяют рефлексировать, анализировать то, что лежит в основе деятельности и саму деятельность. Этого, к сожалению, пока не много в практике некоммерческих организаций, им не хватает этого аналитического компонента деятельности. А это важно. И именно развитие культуры оценки может внести существенный вклад в развитие аналитической базы некоммерческих организаций.
Как фонд определяете для себя, что такое оценка, что входит в это понятие, ставшее устоявшимся и разделяемым всеми — сотрудниками, руководством фонда и вашими благополучателями?
Оценка — это отслеживание результатов работы и тех изменений, которые происходят благодаря деятельности фонда. Оценка — это то, что позволяет рефлексировать и помогает делать нашу работу лучше. Это больше про знания, которые приобретаются организацией в процессе работы. В практике работы фонда присутствуют все три вида оценивания: внешняя оценка, оценка внутренняя и самооценивание, когда наши программные сотрудники анализируют то, что было достигнуто, а что не получилось, какие факторы на это повлияли, какие полученные уроки важно иметь в виду для нашей будущей деятельности.
К каким вызовам надо быть готовыми тем организациям, которые только задумываются о внедрении оценки в свою деятельность? Какие советы вы можете дать коллегам?
Мы социализированы в таких условиях, что само слово «оценка» может стать барьером. Когда заходит разговор об оценке, для нашего человека это — стрессовая ситуация. Это такой общий вызов для нас всех. Надо быть готовыми сделать дополнительные усилия, помочь людям увидеть смысл процесса в целом, и что цель этих усилий не в том, чтобы поставить тебе «2» или «5», а в том, чтобы сделать работу как можно лучше. Здесь мы выходим на вопросы ценностей, корпоративной культуры организации.
Оценка не может развиваться в любой корпоративной культуре. Там, где последняя нацелена на фискальные меры, бюрократична по своей сути и имеет уклон всё контролировать и наказывать, там оценка утрачивает свою значимость, связанную с обучением и стремлением что-то улучшить. Если мы хотим, чтобы оценка развивалась, корпоративная культура должна быть соответствующей.
У фондов, в чьи планы входит заниматься определенной проблемой всерьез и надолго, должно быть понимание, что оценка станет обязательным элементом их работы. В противном случае их просто не будут воспринимать всерьез. Это один из первых факторов, которые надо принять во внимание. Если встает вопрос о состоятельности своей деятельности и о признании ее сообществом, то здесь выбора нет, вы будете заниматься оценкой, не важной какой внутренней независимой и т.д.
На чем имеет смысл сфокусировать свою деятельность донорскому сообществу в плане продвижения культуры оценки, особенно с учетом того, что наступивший год стал Международным годом оценки?
Два года назад с нашим участием была создана партнерская инициатива по оценке программ в сфере детства. В нее входят самые разные организации. Сначала мы потратили определенное время, обсуждая и разрабатывая согласованное понимание общих оснований и принципов оценки программ в сфере детства, уточняя терминологию, которая была бы понятна всем. И вот по прошествии двух лет мы подошли к тому, чтобы собрать специалистов, работающих с программами в сфере детства, и провести конференцию. Она состоялась в ноябре прошлого 2014 года. Её организатором при поддержке Министерства экономического развития РФ выступил фонд «Культура детства» в партнерстве с фондом Елены и Геннадия Тимченко, нашим фондом и с целым рядом других организаций. Степень погруженности участников конференции в тему оценки была очень разной: кто-то уже проводил ее самостоятельно, кто-то только начинал эту работу, но каждый смог почерпнуть для себя что-то важное. Конференция стала своего рода площадкой для обмена опытом, обсуждения разных практик оценки и знакомства с опытом коллег. В итоге все эти усилия сработали на то, чтобы создать условия для более активного применения оценки в качестве инструмента развития. С нашей точки зрения, такой алгоритм работы может быть и в любой другой программной области, в любом другом сообществе.
Надо отдавать себе отчет, что культура оценки начинается с доноров. Поэтому очень важна просветительская инициатива для них. Не секрет, что иногда такие вещи имеют тенденции превращаться в исключительно методологическую вещь в себе, но этого надо постараться избежать. Донорским организациям нужны не только знания, но и опыт, из которого видно, как оценка смогла что-то реально изменить: будь то подходы организации к своей работе или более эффективное расходованию ресурсов. Если оценка станет инструментом, позволяющим обмениваться знаниями, она автоматически станет мощнейшим инструментом развития организационного потенциала.
В том мире, в котором мы живем, достаточно остро стоит вопрос доверия по отношению к некоммерческим организациям. Если мы хотим, чтобы нам доверяли, мы должны иметь доказательства, позволяющие это недоверие преодолеть. Эти доказательства, причем не только наши собственные, эти свидетельства приносимой пользы они очень нужны. В этом может помочь оценка.
Кроме того, если оценка становится инструментом, чтобы обмениваться знаниями, она становится мощнейшим двигателем развития организационного потенциала. Повышаются требования к квалификации людей, к осмыслению своей деятельности. Крупные фонды могут идти в авангарде этого движения, стараясь отходить от обыденного представления о жизни. Сделать это можно только при наличии аналитических инструментов, которые дает оценка.
Конечно, формально к частным донорам трудно предъявить требование быть подотчетными и прозрачными. Но, если посмотреть на это с позиции создания разделяемого общественного блага, мы придем к пониманию, что все блага мы создаем вместе, общими усилиями, и ощутимый социальный результат есть результат действия многих, а не одной отдельной взятой организации или фонда. И в этом случае мы все действительно подотчетны обществу и именно оценка может помочь нам в этом.
Ирина Ефремова-Гарт, руководитель программ Форума Доноров